GDPR in Germany: your data

Last updated: 1 November 2026

Who is responsible for your data

Vantry LLC, 2524 Van Beek Road, Green Bay, WI 54311, USA. Data protection contact: support@usehashmark.com, with "GDPR" in the subject line. We answer in English or French.

Your rights and how to use them

We answer within one month, free of charge. We may ask you to confirm who you are, for example by writing from your account's email address. We make no automated decisions that significantly affect you, and we do no advertising profiling.

Health data

Injuries and absences, wellness check-ins and medical certificates are health data, which the GDPR protects more strongly (Article 9). Your club or team decides to record them, to organize practices and games and to follow its federation's rules; only the roles that need them see them. Hashmark keeps them only to provide the service to your club, never uses them for anything else and never shows them to other clubs. Wellness check-ins are only for adult players who agree themselves; only the head coach and one named trainer see the answers, which are kept for 90 days.

Young players and the age of consent

Germany kept the GDPR's standard age: under 16, consent to an online service must be given or approved by a parent. In Hashmark there is no account before 13, and anyone aged 13 to 15 needs the OK of a parent or guardian, which we ask for by email. The parent can take the OK back at any time with the link in that email, which deletes the account. For photos and videos of a player under 18, a linked parent answers the club's image rights form.

The national law in Germany

The GDPR is supplemented by the Federal Data Protection Act (Bundesdatenschutzgesetz, BDSG) of 30 June 2017, in force since 25 May 2018. Each federal state (Land) also has its own data protection law for its public bodies.

• Pictures of people: under section 22 of the Art Copyright Act (Kunsturhebergesetz, KUG), a picture of a person may in principle be published only with their consent. The club shows and shares photos and videos only of people who said yes on its image rights form (a parent answers for a minor).

Where your data goes

Hashmark's database is hosted in Ireland (European Union); the clubs' photos are stored in the European Union and their videos in Slovenia (European Union). Some providers (email sending, payments, notifications) may process data in the United States; those transfers are covered by the European Commission's standard contractual clauses or the EU-US Data Privacy Framework. The full list of providers is in the privacy policy. We never sell or rent personal data.

Security and breaches

Everything travels encrypted (HTTPS), and people see only their own teams and, within a team, only what their role allows. If a data breach puts you at risk, we tell the competent data protection authority within 72 hours and inform you and your club, as the law requires.

Complaints: data protection authorities in Germany

If you think your rights are not respected, write to us first: most questions are settled quickly. You can also complain at any time to the data protection authority of the EU country where you live or work, or where the problem happened. In Germany, private companies such as Vantry LLC are not supervised by the Federal Commissioner (BfDI), but by the data protection authorities of the federal states (section 40 BDSG). Vantry LLC has no establishment in Germany, so no single German authority is designated for it: complain to the authority of the federal state where you live (or, in Bavaria, to the Bavarian State Office for Data Protection Supervision, BayLDA, which handles the private sector).

Other countries: see GDPR by country.

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Deutsche Fassung

DSGVO in Deutschland: Ihre Daten

Zuletzt aktualisiert: 1. November 2026

Wer für Ihre Daten verantwortlich ist

Vantry LLC, 2524 Van Beek Road, Green Bay, WI 54311, USA. Kontakt für den Datenschutz: support@usehashmark.com, mit "GDPR" im Betreff. Wir antworten auf Englisch oder Französisch.

Ihre Rechte und wie Sie sie nutzen

Wir antworten innerhalb eines Monats und kostenlos. Wir können Sie bitten, Ihre Identität zu bestätigen, zum Beispiel indem Sie von der E-Mail-Adresse Ihres Kontos schreiben. Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen, die Sie erheblich betreffen, und betreiben kein Werbe-Profiling.

Gesundheitsdaten

Verletzungen und Abwesenheiten, Befindensabfragen und ärztliche Atteste sind Gesundheitsdaten, die die DSGVO besonders schützt (Artikel 9). Ihr Verein oder Team entscheidet, sie zu erfassen, um Training und Spiele zu planen und die Regeln seines Verbands einzuhalten; nur die Rollen, die sie brauchen, sehen sie. Hashmark speichert sie nur, um den Dienst für Ihren Verein zu erbringen, nutzt sie nie für etwas anderes und zeigt sie nie anderen Vereinen. Befindensabfragen gibt es nur für volljährige Spieler, die selbst zustimmen; nur der Cheftrainer und ein benannter Betreuer sehen die Antworten, die 90 Tage gespeichert werden.

Junge Spieler und das Einwilligungsalter

Deutschland hat das Standardalter der DSGVO beibehalten: Unter 16 Jahren muss die Einwilligung in einen Online-Dienst von einem Elternteil erteilt oder gebilligt werden. In Hashmark gibt es kein Konto vor 13 Jahren, und wer 13 bis 15 Jahre alt ist, braucht die Zustimmung eines Elternteils oder Vormunds, die wir per E-Mail einholen. Die Eltern können ihre Zustimmung jederzeit über den Link in dieser E-Mail zurücknehmen; dadurch wird das Konto gelöscht. Über Fotos und Videos eines Spielers unter 18 entscheidet ein verknüpfter Elternteil im Bildrechte-Formular des Vereins.

Das nationale Recht in Deutschland

Die DSGVO wird durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) vom 30. Juni 2017 ergänzt, in Kraft seit dem 25. Mai 2018. Jedes Bundesland hat außerdem ein eigenes Datenschutzgesetz für seine öffentlichen Stellen.

• Bilder von Personen: Nach § 22 des Kunsturhebergesetzes (KUG) dürfen Bildnisse einer Person grundsätzlich nur mit ihrer Einwilligung veröffentlicht werden. Der Verein zeigt und teilt Fotos und Videos nur von Personen, die im Bildrechte-Formular zugestimmt haben (für Minderjährige antworten die Eltern).

Wohin Ihre Daten gehen

Die Datenbank von Hashmark wird in Irland (Europäische Union) betrieben; die Fotos der Vereine werden in der Europäischen Union gespeichert, ihre Videos in Slowenien (Europäische Union). Einige Dienstleister (E-Mail-Versand, Zahlungen, Benachrichtigungen) können Daten in den USA verarbeiten; diese Übermittlungen sind durch die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder den EU-US-Datenschutzrahmen abgesichert. Die vollständige Liste der Dienstleister steht in der Datenschutzerklärung. Wir verkaufen oder vermieten keine personenbezogenen Daten.

Sicherheit und Datenpannen

Alles wird verschlüsselt übertragen (HTTPS), jeder sieht nur seine eigenen Teams und innerhalb eines Teams nur, was seine Rolle erlaubt. Wenn eine Datenpanne ein Risiko für Sie darstellt, melden wir sie innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Datenschutzbehörde und informieren Sie und Ihren Verein, wie es das Gesetz verlangt.

Beschwerde: Datenschutzbehörden in Deutschland

Wenn Sie meinen, dass Ihre Rechte nicht beachtet werden, schreiben Sie uns zuerst: Die meisten Fragen lassen sich schnell klären. Sie können sich außerdem jederzeit bei der Datenschutzbehörde des EU-Landes beschweren, in dem Sie leben oder arbeiten oder in dem das Problem aufgetreten ist. In Deutschland werden private Unternehmen wie Vantry LLC nicht von der Bundesbeauftragten (BfDI) beaufsichtigt, sondern von den Datenschutzaufsichtsbehörden der Länder (§ 40 BDSG). Vantry LLC hat keine Niederlassung in Deutschland, daher ist keine einzelne deutsche Behörde für sie festgelegt: Beschweren Sie sich bei der Behörde des Bundeslandes, in dem Sie wohnen (in Bayern beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht, BayLDA, das für den nicht-öffentlichen Bereich zuständig ist).

Andere Länder: siehe DSGVO nach Ländern.