GDPR in Spain
The short version. The General Data Protection Regulation (GDPR) applies in Spain as everywhere in the European Union. This page explains who is responsible for your data in Hashmark, which authority you can turn to in Spain, and how to use your rights. What we keep, why and for how long is in our privacy policy.
Esta página en español: versión en español.
Who is responsible for your data
In Hashmark there are two possible controllers, depending on the information:
| Information | Controller | Who to write to first |
|---|---|---|
| Your account (email, name, sign-in), billing, the usehashmark.com website | Vantry LLC, which publishes Hashmark | Hashmark: support@usehashmark.com |
| What your team or club records about you: roster, attendance, injuries and absences, wellness, fitness tests, licence and medical certificate, dues, trips, photos and videos, messages, club emails | Your club or team. Hashmark is only its processor (section 14 of the terms). | Your club office or coaches. If you write to us, we pass your request on and help them answer. |
Vantry LLC, 2524 Van Beek Road, Green Bay, WI 54311, United States. Data protection contact: support@usehashmark.com, with "GDPR" in the subject line. We answer in English or French.
The data protection authority in Spain
If you think your rights are not respected, write to us first: most questions are settled quickly. You can also complain at any time, free of charge, to the national authority:
| Authority | Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), the Spanish Data Protection Agency |
|---|---|
| Postal address | C/ Jorge Juan, 6, 28001 Madrid, España |
| Website | www.aepd.es |
| How to complain | Complaint page |
You can also complain to the authority of the EU country where you live, where you work or where the problem happened.
National rules in Spain
The GDPR applies directly; the national law that supplements it is Organic Law 3/2018 of 5 December on the Protection of Personal Data and the Guarantee of Digital Rights (LOPDGDD).
Age of digital consent (GDPR article 8): 14 (article 7 of the LOPDGDD). Below this age, a parent or guardian must agree before a young person uses an online service on the basis of consent.
In Hashmark there is no account before 13, and anyone aged 13 to 15 needs the agreement of a parent or guardian, which we ask for by email. The parent can take that agreement back at any time with the link in that email, which deletes the account. For photos and videos of a minor, the parent answers the club's image rights form. This is stricter than the age set in Spain.
The right to one's own image is protected by Organic Law 1/1982, and Organic Law 1/1996 on the Legal Protection of Minors gives children's image extra protection.
Your federation may have its own rules on licences and medical certificates; your club office can tell you what they are.
Health data and photos
Injuries and absences, wellness check-ins and medical certificates are health data, which the GDPR protects more strongly (article 9). Your club or team decides to record them, to organise practices and games and to follow its federation's rules; only the roles that need them can see them. Hashmark keeps them only to provide the service to your club, never uses them for anything else and never shows them to other clubs. Wellness check-ins are only for adult players who agree to them themselves.
The club only shows and shares photos and videos of you if you (or your parent, for a minor) said yes in its image rights form. You can change your mind and ask the club to remove a picture of you.
Your rights and how to use them
| Right | What it means | How to use it |
|---|---|---|
| Access | Know what information we have about you and get a copy | Write to us. For your team's or club's data, also ask the club office. |
| Rectification | Have wrong or incomplete information corrected | Your name: in Hashmark, Settings, Account settings. The rest: your coaches, the club office, or us. |
| Erasure | Have your information deleted | Delete your account yourself in Hashmark (Settings, Account settings, Delete my account). Data the club must keep (for example its accounts) stays with the club, no longer linked to your account. |
| Restriction | Have the use of your data put on hold while something is checked | Write to us. |
| Portability | Get your data in a reusable format | A coach can export a full copy of the playbook at any time. For your other data, write to us. |
| Objection | Refuse a use based on our legitimate interest | Write to us. Website visits are only measured if you agreed ("Cookie settings" button at the bottom of the website). |
| Withdrawing consent | Take back an agreement you gave | Image rights: change your answer in the club's form. Parent's agreement: the link in the email the parent received. Notifications: your phone's settings. Shared plays: stop sharing the play. |
We answer within one month, free of charge. We may ask you to confirm who you are, for example by writing from your account's email address. We make no automated decisions that significantly affect you, and we do no advertising profiling.
Where your data goes, and security
Hashmark's database is hosted in Ireland (European Union); clubs' photos are stored in the European Union and their videos in Slovenia (European Union). Some providers (email sending, payment, notifications) may process data in the United States; these transfers are covered by the European Commission's standard contractual clauses or the EU-US Data Privacy Framework. The full list of providers is in the privacy policy. We never sell or rent personal data.
Everything travels encrypted (HTTPS), and everyone sees only their own teams and, within a team, only what their role allows. If a data breach puts you at risk, we notify the competent authority within 72 hours and inform you and your club, as the law requires.
Other countries: GDPR by country. In France, see our RGPD page.
Versión en español
En resumen. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) se aplica en España como en toda la Unión Europea. Esta página explica quién es responsable de tus datos en Hashmark, a qué autoridad puedes dirigirte en España y cómo ejercer tus derechos. Qué guardamos, por qué y durante cuánto tiempo está en nuestra política de privacidad (en inglés).
Quién es responsable de tus datos
En Hashmark hay dos responsables posibles, según el tipo de información:
| Información | Responsable del tratamiento | A quién escribir primero |
|---|---|---|
| Tu cuenta (correo electrónico, nombre, inicio de sesión), la facturación, la web usehashmark.com | Vantry LLC, editora de Hashmark | Hashmark: support@usehashmark.com |
| Lo que tu equipo o tu club registra sobre ti: plantilla, asistencia, lesiones y ausencias, bienestar, pruebas físicas, licencia y certificado médico, cuotas, desplazamientos, fotos y vídeos, mensajes, correos del club | Tu club o tu equipo. Hashmark es solo su encargado del tratamiento (artículo 14 de las condiciones). | La junta directiva del club o tus entrenadores. Si nos escribes, trasladamos tu solicitud y les ayudamos a responder. |
Vantry LLC, 2524 Van Beek Road, Green Bay, WI 54311, Estados Unidos. Contacto de protección de datos: support@usehashmark.com, con «GDPR» en el asunto. Respondemos en inglés o en francés.
La autoridad de control en España
Si crees que no se respetan tus derechos, escríbenos primero: la mayoría de las cuestiones se resuelven rápido. También puedes presentar en cualquier momento, sin coste, una reclamación ante la autoridad nacional:
| Autoridad | Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) |
|---|---|
| Dirección postal | C/ Jorge Juan, 6, 28001 Madrid, España |
| Web | www.aepd.es |
| Cómo reclamar | Sede electrónica (reclamaciones) |
También puedes reclamar ante la autoridad del país de la UE donde vives, donde trabajas o donde ocurrió el problema.
Normas nacionales en España
El RGPD se aplica directamente; la ley nacional que lo completa es la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).
Edad del consentimiento digital (artículo 8 del RGPD): 14 años (artículo 7 de la LOPDGDD). Por debajo de esta edad, un progenitor o tutor debe autorizar que un joven use un servicio en línea basado en el consentimiento.
En Hashmark no hay cuenta antes de los 13 años, y quien tiene entre 13 y 15 años necesita la autorización de un progenitor o tutor, que pedimos por correo electrónico. El progenitor puede retirarla en cualquier momento con el enlace de ese correo, lo que borra la cuenta. Para las fotos y vídeos de un menor, es el progenitor quien responde al formulario de derechos de imagen del club. Esto es más estricto que la edad fijada en España.
El derecho a la propia imagen está protegido por la Ley Orgánica 1/1982, y la Ley Orgánica 1/1996, de Protección Jurídica del Menor, protege especialmente la imagen de los menores.
Tu federación puede tener sus propias reglas sobre licencias y certificados médicos; la junta del club te dirá cuáles son.
Datos de salud y fotos
Las lesiones y ausencias, el seguimiento del bienestar y los certificados médicos son datos de salud, que el RGPD protege de forma reforzada (artículo 9). Tu club o tu equipo decide registrarlos, para organizar entrenamientos y partidos y cumplir las normas de su federación; solo los ven los roles que los necesitan. Hashmark los guarda únicamente para prestar el servicio a tu club, nunca los usa para otra cosa y nunca los muestra a otros clubes. El seguimiento del bienestar es solo para jugadores mayores de edad que lo acepten ellos mismos.
El club solo muestra y comparte fotos y vídeos tuyos si tú (o tu progenitor, si eres menor) has dicho que sí en su formulario de derechos de imagen. Puedes cambiar de opinión y pedir al club que retire una imagen en la que apareces.
Tus derechos y cómo ejercerlos
| Derecho | Qué significa | Cómo hacerlo |
|---|---|---|
| Acceso | Saber qué información tenemos sobre ti y recibir una copia | Escríbenos. Para los datos de tu equipo o tu club, pregunta también a la junta del club. |
| Rectificación | Corregir una información errónea o incompleta | Tu nombre: en Hashmark, Ajustes, Ajustes de la cuenta. Lo demás: tus entrenadores, la junta del club o nosotros. |
| Supresión | Borrar tu información | Borra tu cuenta tú mismo en Hashmark (Ajustes, Ajustes de la cuenta, Borrar mi cuenta). Los datos que el club debe conservar (por ejemplo, su contabilidad) se quedan en el club, sin vínculo con tu cuenta. |
| Limitación | «Congelar» el uso de tus datos mientras se comprueba algo | Escríbenos. |
| Portabilidad | Recibir tus datos en un formato reutilizable | Un entrenador puede exportar en cualquier momento una copia completa del libro de jugadas. Para tus otros datos, escríbenos. |
| Oposición | Rechazar un uso basado en nuestro interés legítimo | Escríbenos. Las visitas a la web solo se miden si lo has aceptado (botón «Ajustes de cookies» al pie de la web). |
| Retirada del consentimiento | Echarte atrás en una autorización dada | Derechos de imagen: cambia tu respuesta en el formulario del club. Autorización parental: el enlace del correo que recibió el progenitor. Notificaciones: los ajustes del teléfono. Jugadas compartidas: deja de compartir la jugada. |
Respondemos en el plazo de un mes, sin coste. Podemos pedirte que confirmes tu identidad, por ejemplo escribiendo desde el correo de tu cuenta. No tomamos decisiones automatizadas que te afecten de forma significativa ni elaboramos perfiles publicitarios.
Adónde van tus datos, y seguridad
La base de datos de Hashmark está alojada en Irlanda (Unión Europea); las fotos de los clubes se guardan en la Unión Europea y sus vídeos en Eslovenia (Unión Europea). Algunos proveedores (envío de correos, pagos, notificaciones) pueden tratar datos en Estados Unidos; estas transferencias están cubiertas por las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea o por el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. La lista completa de proveedores está en la política de privacidad. Nunca vendemos ni alquilamos datos personales.
Todo viaja cifrado (HTTPS), y cada persona solo ve sus propios equipos y, dentro de un equipo, solo lo que su rol permite. Si una brecha de datos supone un riesgo para ti, la notificamos a la autoridad competente en 72 horas y te informamos a ti y a tu club, como exige la ley.
Otros países: RGPD por país.