GDPR in Greece: your data
The short version. The General Data Protection Regulation (GDPR) gives you rights over information about you. This page explains, in plain words, who is responsible for your data in Hashmark, how to use your rights, and who to turn to in Greece. What we keep, why and for how long is in our privacy policy. The same text in Greek follows below.
Who is responsible for your data
| Information | Controller | Who to write to first |
|---|---|---|
| Your account (email, name, sign-in), billing, the usehashmark.com website | Vantry LLC, which runs Hashmark | Hashmark: support@usehashmark.com |
| What your team or club records about you: roster, attendance, injuries and absences, wellness, testing, licence and medical certificate, dues, trips, photos and videos, messages, club email | Your club or team. Hashmark is only its processor (section 14 of the terms). | Your club office or your coaches. If you write to us, we pass your request on and help them answer. |
Vantry LLC, 2524 Van Beek Road, Green Bay, WI 54311, USA. Data protection contact: support@usehashmark.com, with "GDPR" in the subject line. We answer in English or French.
Your rights and how to use them
| Right | What it means | How to use it |
|---|---|---|
| Access | Know what information we hold about you and get a copy | Write to us. For your team's or club's records, also ask your club office. |
| Rectification | Have wrong or incomplete information corrected | Your name: in Hashmark, Settings, Account settings. Anything else: your coaches, your club office, or us. |
| Erasure | Have your information deleted | Delete your account yourself in Hashmark (Settings, Account settings, Delete my account). Records the club must keep (for example its accounts) stay with the club, no longer linked to your account. |
| Restriction | Have the use of your data paused while something is checked | Write to us. |
| Portability | Get your data in a reusable format | A coach can export a full copy of the playbook at any time. For your other data, write to us. |
| Objection | Refuse a use based on our legitimate interests | Write to us. Website visits are counted only if you accepted (Cookie settings button at the bottom of the website). |
| Withdraw consent | Take back an agreement you gave | Image rights: change your answer on the club's form. A parent's OK: the link in the email the parent received. Notifications: your phone's settings. Shared plays: stop sharing the play. |
We answer within one month, free of charge. We may ask you to confirm who you are, for example by writing from your account's email address. We make no automated decisions that significantly affect you, and we do no advertising profiling.
Health data
Injuries and absences, wellness check-ins and medical certificates are health data, which the GDPR protects more strongly (Article 9). Your club or team decides to record them, to organize practices and games and to follow its federation's rules; only the roles that need them see them. Hashmark keeps them only to provide the service to your club, never uses them for anything else and never shows them to other clubs. Wellness check-ins are only for adult players who agree themselves; only the head coach and one named trainer see the answers, which are kept for 90 days.
Young players and the age of consent
In Greece, a child can consent alone to an online service from the age of 15 (Law 4624/2019, article 21); under 15, a parent must consent. In Hashmark there is no account before 13, and anyone aged 13 to 15 needs the OK of a parent or guardian, which we ask for by email. The parent can take the OK back at any time with the link in that email, which deletes the account. For photos and videos of a player under 18, a linked parent answers the club's image rights form.
The national law in Greece
The GDPR is supplemented by Law 4624/2019, which sets up the Hellenic Data Protection Authority and implements the GDPR in Greece.
Where your data goes
Hashmark's database is hosted in Ireland (European Union); the clubs' photos are stored in the European Union and their videos in Slovenia (European Union). Some providers (email sending, payments, notifications) may process data in the United States; those transfers are covered by the European Commission's standard contractual clauses or the EU-US Data Privacy Framework. The full list of providers is in the privacy policy. We never sell or rent personal data.
Security and breaches
Everything travels encrypted (HTTPS), and people see only their own teams and, within a team, only what their role allows. If a data breach puts you at risk, we tell the competent data protection authority within 72 hours and inform you and your club, as the law requires.
Complaints: the Hellenic Data Protection Authority
If you think your rights are not respected, write to us first: most questions are settled quickly. You can also complain at any time to the data protection authority of the EU country where you live or work, or where the problem happened.
| Authority | Hellenic Data Protection Authority (Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα) |
|---|---|
| Postal address | Kifissias 1-3, 115 23 Athens, Greece |
| Website | dpa.gr |
| Complaints | dpa.gr/en/individuals/complaint-to-the-hellenic-dpa. People who cannot use the authority's online portal can send the complaint form by email to complaints@dpa.gr. |
Other countries: see GDPR by country.
ΓΚΠΔ στην Ελλάδα: τα δεδομένα σας
Με λίγα λόγια. Ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΠΔ) σας δίνει δικαιώματα πάνω στις πληροφορίες που σας αφορούν. Αυτή η σελίδα εξηγεί, με απλά λόγια, ποιος είναι υπεύθυνος για τα δεδομένα σας στο Hashmark, πώς ασκείτε τα δικαιώματά σας και σε ποιον μπορείτε να απευθυνθείτε στην Ελλάδα. Τι κρατάμε, γιατί και για πόσο καιρό αναφέρεται στην πολιτική απορρήτου μας (στα αγγλικά).
Ποιος είναι υπεύθυνος για τα δεδομένα σας
| Πληροφορία | Υπεύθυνος επεξεργασίας | Σε ποιον γράφετε πρώτα |
|---|---|---|
| Ο λογαριασμός σας (email, όνομα, σύνδεση), η χρέωση, ο ιστότοπος usehashmark.com | Η Vantry LLC, που λειτουργεί το Hashmark | Hashmark: support@usehashmark.com |
| Ό,τι καταγράφει για εσάς η ομάδα ή ο σύλλογός σας: σύνθεση, παρουσίες, τραυματισμοί και απουσίες, ευεξία, τεστ φυσικής κατάστασης, δελτίο και ιατρική βεβαίωση, συνδρομές, μετακινήσεις, φωτογραφίες και βίντεο, μηνύματα, email του συλλόγου | Ο σύλλογος ή η ομάδα σας. Το Hashmark είναι μόνο ο εκτελών την επεξεργασία (ενότητα 14 των όρων). | Η διοίκηση του συλλόγου ή οι προπονητές σας. Αν μας γράψετε, διαβιβάζουμε το αίτημά σας και τους βοηθάμε να απαντήσουν. |
Vantry LLC, 2524 Van Beek Road, Green Bay, WI 54311, ΗΠΑ. Επικοινωνία για την προστασία δεδομένων: support@usehashmark.com, με "GDPR" στο θέμα. Απαντάμε στα αγγλικά ή στα γαλλικά.
Τα δικαιώματά σας και πώς τα ασκείτε
| Δικαίωμα | Τι σημαίνει | Πώς το ασκείτε |
|---|---|---|
| Πρόσβαση | Να μάθετε ποιες πληροφορίες έχουμε για εσάς και να λάβετε αντίγραφο | Γράψτε μας. Για τα στοιχεία της ομάδας ή του συλλόγου σας, ρωτήστε και τη διοίκηση του συλλόγου. |
| Διόρθωση | Να διορθωθεί μια λάθος ή ελλιπής πληροφορία | Το όνομά σας: στο Hashmark, Ρυθμίσεις, Ρυθμίσεις λογαριασμού. Όλα τα άλλα: οι προπονητές σας, η διοίκηση του συλλόγου ή εμείς. |
| Διαγραφή | Να διαγραφούν οι πληροφορίες σας | Διαγράψτε μόνοι σας τον λογαριασμό σας στο Hashmark (Ρυθμίσεις, Ρυθμίσεις λογαριασμού, Διαγραφή του λογαριασμού μου). Ό,τι πρέπει να κρατήσει ο σύλλογος (για παράδειγμα τα λογιστικά του) μένει στον σύλλογο, χωρίς σύνδεση με τον λογαριασμό σας. |
| Περιορισμός | Να «παγώσει» η χρήση των δεδομένων σας όσο κάτι ελέγχεται | Γράψτε μας. |
| Φορητότητα | Να πάρετε τα δεδομένα σας σε μορφή που μπορεί να ξαναχρησιμοποιηθεί | Ένας προπονητής μπορεί οποιαδήποτε στιγμή να εξαγάγει πλήρες αντίγραφο του βιβλίου συστημάτων. Για τα υπόλοιπα δεδομένα σας, γράψτε μας. |
| Εναντίωση | Να αρνηθείτε μια χρήση που βασίζεται στο έννομο συμφέρον μας | Γράψτε μας. Οι επισκέψεις στον ιστότοπο μετρώνται μόνο αν έχετε συναινέσει (κουμπί Cookie settings στο κάτω μέρος του ιστότοπου). |
| Ανάκληση συγκατάθεσης | Να πάρετε πίσω μια συμφωνία που δώσατε | Δικαίωμα στην εικόνα: αλλάξτε την απάντησή σας στη φόρμα του συλλόγου. Συγκατάθεση γονέα: ο σύνδεσμος στο email που έλαβε ο γονέας. Ειδοποιήσεις: οι ρυθμίσεις του τηλεφώνου σας. Κοινόχρηστα συστήματα: σταματήστε την κοινή χρήση του συστήματος. |
Απαντάμε μέσα σε έναν μήνα, δωρεάν. Μπορεί να σας ζητήσουμε να επιβεβαιώσετε την ταυτότητά σας, για παράδειγμα γράφοντας από τη διεύθυνση email του λογαριασμού σας. Δεν λαμβάνουμε αυτοματοποιημένες αποφάσεις που σας επηρεάζουν σημαντικά και δεν κάνουμε διαφημιστική κατάρτιση προφίλ.
Δεδομένα υγείας
Οι τραυματισμοί και οι απουσίες, οι καταγραφές ευεξίας και οι ιατρικές βεβαιώσεις είναι δεδομένα υγείας, που ο ΓΚΠΔ προστατεύει πιο αυστηρά (άρθρο 9). Ο σύλλογος ή η ομάδα σας αποφασίζει να τα καταγράφει, για να οργανώνει προπονήσεις και αγώνες και να τηρεί τους κανόνες της ομοσπονδίας του· τα βλέπουν μόνο οι ρόλοι που τα χρειάζονται. Το Hashmark τα κρατά μόνο για να παρέχει την υπηρεσία στον σύλλογό σας, δεν τα χρησιμοποιεί ποτέ για κάτι άλλο και δεν τα δείχνει ποτέ σε άλλους συλλόγους. Οι καταγραφές ευεξίας αφορούν μόνο ενήλικους παίκτες που συμφωνούν οι ίδιοι· τις απαντήσεις βλέπουν μόνο ο πρώτος προπονητής και ένας ορισμένος φυσιοθεραπευτής, και διατηρούνται 90 ημέρες.
Νεαροί παίκτες και ηλικία συγκατάθεσης
Στην Ελλάδα, ένα παιδί μπορεί να συναινέσει μόνο του σε μια διαδικτυακή υπηρεσία από την ηλικία των 15 ετών (ν. 4624/2019, άρθρο 21)· κάτω των 15 χρειάζεται η συγκατάθεση γονέα. Στο Hashmark δεν υπάρχει λογαριασμός πριν από τα 13, και όποιος είναι 13 έως 15 ετών χρειάζεται τη συγκατάθεση γονέα ή κηδεμόνα, την οποία ζητάμε με email. Ο γονέας μπορεί να ανακαλέσει τη συγκατάθεση οποιαδήποτε στιγμή με τον σύνδεσμο αυτού του email, οπότε ο λογαριασμός διαγράφεται. Για φωτογραφίες και βίντεο ενός παίκτη κάτω των 18, απαντά στη φόρμα δικαιώματος εικόνας του συλλόγου ένας συνδεδεμένος γονέας.
Η εθνική νομοθεσία στην Ελλάδα
Ο ΓΚΠΔ συμπληρώνεται από τον νόμο 4624/2019, που ρυθμίζει την Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα και εφαρμόζει τον ΓΚΠΔ στην Ελλάδα.
Πού πηγαίνουν τα δεδομένα σας
Η βάση δεδομένων του Hashmark φιλοξενείται στην Ιρλανδία (Ευρωπαϊκή Ένωση)· οι φωτογραφίες των συλλόγων αποθηκεύονται στην Ευρωπαϊκή Ένωση και τα βίντεό τους στη Σλοβενία (Ευρωπαϊκή Ένωση). Ορισμένοι πάροχοι (αποστολή email, πληρωμές, ειδοποιήσεις) μπορεί να επεξεργάζονται δεδομένα στις Ηνωμένες Πολιτείες· οι διαβιβάσεις αυτές καλύπτονται από τις τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής ή το Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων ΕΕ-ΗΠΑ. Ο πλήρης κατάλογος παρόχων βρίσκεται στην πολιτική απορρήτου. Δεν πουλάμε ούτε νοικιάζουμε προσωπικά δεδομένα.
Ασφάλεια και παραβιάσεις
Όλα μεταφέρονται κρυπτογραφημένα (HTTPS), ο καθένας βλέπει μόνο τις δικές του ομάδες και, μέσα σε μια ομάδα, μόνο ό,τι επιτρέπει ο ρόλος του. Αν μια παραβίαση δεδομένων σάς θέτει σε κίνδυνο, ενημερώνουμε την αρμόδια αρχή προστασίας δεδομένων μέσα σε 72 ώρες και ενημερώνουμε εσάς και τον σύλλογό σας, όπως ορίζει ο νόμος.
Καταγγελίες: Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα
Αν πιστεύετε ότι τα δικαιώματά σας δεν γίνονται σεβαστά, γράψτε μας πρώτα: τα περισσότερα ζητήματα λύνονται γρήγορα. Μπορείτε επίσης, οποιαδήποτε στιγμή, να υποβάλετε καταγγελία στην αρχή προστασίας δεδομένων της χώρας της ΕΕ όπου ζείτε ή εργάζεστε ή όπου συνέβη το πρόβλημα.
| Αρχή | Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα |
|---|---|
| Ταχυδρομική διεύθυνση | Λεωφ. Κηφισίας 1-3, 115 23 Αθήνα |
| Ιστότοπος | dpa.gr |
| Καταγγελίες | dpa.gr/el/wizard_kataggelion. Όσοι δεν μπορούν να χρησιμοποιήσουν την ηλεκτρονική πύλη της Αρχής μπορούν να στείλουν τη φόρμα καταγγελίας με email στο complaints@dpa.gr. |
Άλλες χώρες: δείτε τον ΓΚΠΔ ανά χώρα.