GDPR in the Netherlands
The short version. The General Data Protection Regulation (GDPR) applies in the Netherlands as everywhere in the European Union. This page explains who is responsible for your data in Hashmark, which authority you can turn to in the Netherlands, and how to use your rights. What we keep, why and for how long is in our privacy policy.
Deze pagina in het Nederlands: Nederlandse versie.
Who is responsible for your data
In Hashmark there are two possible controllers, depending on the information:
| Information | Controller | Who to write to first |
|---|---|---|
| Your account (email, name, sign-in), billing, the usehashmark.com website | Vantry LLC, which publishes Hashmark | Hashmark: support@usehashmark.com |
| What your team or club records about you: roster, attendance, injuries and absences, wellness, fitness tests, licence and medical certificate, dues, trips, photos and videos, messages, club emails | Your club or team. Hashmark is only its processor (section 14 of the terms). | Your club office or coaches. If you write to us, we pass your request on and help them answer. |
Vantry LLC, 2524 Van Beek Road, Green Bay, WI 54311, United States. Data protection contact: support@usehashmark.com, with "GDPR" in the subject line. We answer in English or French.
The data protection authority in the Netherlands
If you think your rights are not respected, write to us first: most questions are settled quickly. You can also complain at any time, free of charge, to the national authority:
| Authority | Autoriteit Persoonsgegevens (AP), the Dutch Data Protection Authority |
|---|---|
| Postal address | Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, Nederland |
| Website | autoriteitpersoonsgegevens.nl |
| How to complain | Complaint page |
You can also complain to the authority of the EU country where you live, where you work or where the problem happened.
National rules in the Netherlands
The GDPR applies directly; the national law that supplements it is the GDPR Implementation Act (Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming, UAVG), 2018.
Age of digital consent (GDPR article 8): 16. Below this age, a parent or guardian must agree before a young person uses an online service on the basis of consent.
In Hashmark there is no account before 13, and anyone aged 13 to 15 needs the agreement of a parent or guardian, which we ask for by email. The parent can take that agreement back at any time with the link in that email, which deletes the account. For photos and videos of a minor, the parent answers the club's image rights form. This matches the age set in the Netherlands.
Under Dutch portrait rights (Copyright Act, article 21), a person shown in a portrait can in some cases object to its publication.
Your federation may have its own rules on licences and medical certificates; your club office can tell you what they are.
Health data and photos
Injuries and absences, wellness check-ins and medical certificates are health data, which the GDPR protects more strongly (article 9). Your club or team decides to record them, to organise practices and games and to follow its federation's rules; only the roles that need them can see them. Hashmark keeps them only to provide the service to your club, never uses them for anything else and never shows them to other clubs. Wellness check-ins are only for adult players who agree to them themselves.
The club only shows and shares photos and videos of you if you (or your parent, for a minor) said yes in its image rights form. You can change your mind and ask the club to remove a picture of you.
Your rights and how to use them
| Right | What it means | How to use it |
|---|---|---|
| Access | Know what information we have about you and get a copy | Write to us. For your team's or club's data, also ask the club office. |
| Rectification | Have wrong or incomplete information corrected | Your name: in Hashmark, Settings, Account settings. The rest: your coaches, the club office, or us. |
| Erasure | Have your information deleted | Delete your account yourself in Hashmark (Settings, Account settings, Delete my account). Data the club must keep (for example its accounts) stays with the club, no longer linked to your account. |
| Restriction | Have the use of your data put on hold while something is checked | Write to us. |
| Portability | Get your data in a reusable format | A coach can export a full copy of the playbook at any time. For your other data, write to us. |
| Objection | Refuse a use based on our legitimate interest | Write to us. Website visits are only measured if you agreed ("Cookie settings" button at the bottom of the website). |
| Withdrawing consent | Take back an agreement you gave | Image rights: change your answer in the club's form. Parent's agreement: the link in the email the parent received. Notifications: your phone's settings. Shared plays: stop sharing the play. |
We answer within one month, free of charge. We may ask you to confirm who you are, for example by writing from your account's email address. We make no automated decisions that significantly affect you, and we do no advertising profiling.
Where your data goes, and security
Hashmark's database is hosted in Ireland (European Union); clubs' photos are stored in the European Union and their videos in Slovenia (European Union). Some providers (email sending, payment, notifications) may process data in the United States; these transfers are covered by the European Commission's standard contractual clauses or the EU-US Data Privacy Framework. The full list of providers is in the privacy policy. We never sell or rent personal data.
Everything travels encrypted (HTTPS), and everyone sees only their own teams and, within a team, only what their role allows. If a data breach puts you at risk, we notify the competent authority within 72 hours and inform you and your club, as the law requires.
Other countries: GDPR by country. In France, see our RGPD page.
Nederlandse versie
In het kort. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geldt in Nederland zoals overal in de Europese Unie. Deze pagina legt uit wie verantwoordelijk is voor uw gegevens in Hashmark, bij welke toezichthouder u in Nederland terechtkunt en hoe u uw rechten gebruikt. Wat wij bewaren, waarom en hoe lang staat in ons privacybeleid (in het Engels).
Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens
In Hashmark zijn er twee mogelijke verwerkingsverantwoordelijken, afhankelijk van de informatie:
| Informatie | Verwerkingsverantwoordelijke | Wie u eerst schrijft |
|---|---|---|
| Uw account (e-mail, naam, inloggen), de facturering, de website usehashmark.com | Vantry LLC, de uitgever van Hashmark | Hashmark: support@usehashmark.com |
| Wat uw team of club over u vastlegt: selectie, aanwezigheid, blessures en afwezigheid, welzijn, fysieke tests, licentie en medische verklaring, contributie, reizen, foto's en video's, berichten, clubmails | Uw club of team. Hashmark is alleen de verwerker ervan (artikel 14 van de voorwaarden). | Het clubbestuur of uw trainers. Schrijft u ons, dan sturen wij uw verzoek door en helpen wij hen te antwoorden. |
Vantry LLC, 2524 Van Beek Road, Green Bay, WI 54311, Verenigde Staten. Contact voor gegevensbescherming: support@usehashmark.com, met "GDPR" in de onderwerpregel. Wij antwoorden in het Engels of het Frans.
De toezichthouder in Nederland
Vindt u dat uw rechten niet worden gerespecteerd? Schrijf ons dan eerst: de meeste vragen zijn snel opgelost. U kunt ook altijd kosteloos een klacht indienen bij de nationale toezichthouder:
| Toezichthouder | Autoriteit Persoonsgegevens (AP) |
|---|---|
| Postadres | Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, Nederland |
| Website | autoriteitpersoonsgegevens.nl |
| Klacht indienen | Klachtpagina |
U kunt ook een klacht indienen bij de toezichthouder van het EU-land waar u woont, waar u werkt of waar het probleem zich voordeed.
Nationale regels in Nederland
De AVG geldt rechtstreeks; de nationale wet die haar aanvult is de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG) uit 2018.
Leeftijd voor digitale toestemming (artikel 8 AVG): 16 jaar. Onder deze leeftijd moet een ouder of voogd instemmen voordat een jongere een onlinedienst op basis van toestemming gebruikt.
In Hashmark is er geen account onder de 13 jaar, en wie 13 tot en met 15 jaar is, heeft de toestemming van een ouder of voogd nodig, die wij per e-mail vragen. De ouder kan die toestemming altijd intrekken via de link in die e-mail; het account wordt dan verwijderd. Voor foto's en video's van een minderjarige beantwoordt de ouder het formulier over portretrecht van de club. Dit komt overeen met de leeftijd die in Nederland geldt.
Volgens het portretrecht (artikel 21 van de Auteurswet) kan iemand die op een portret staat zich in sommige gevallen verzetten tegen publicatie.
Uw bond kan eigen regels hebben voor licenties en medische verklaringen; het clubbestuur kan u zeggen welke.
Gezondheidsgegevens en foto's
Blessures en afwezigheid, welzijnscheck-ins en medische verklaringen zijn gezondheidsgegevens, die de AVG extra beschermt (artikel 9). Uw club of team besluit ze vast te leggen, om trainingen en wedstrijden te organiseren en de regels van de bond te volgen; alleen de rollen die ze nodig hebben, zien ze. Hashmark bewaart ze alleen om de dienst aan uw club te leveren, gebruikt ze nooit voor iets anders en toont ze nooit aan andere clubs. Welzijnscheck-ins zijn alleen voor meerderjarige spelers die daar zelf mee instemmen.
De club toont en deelt foto's en video's van u alleen als u (of uw ouder, bij een minderjarige) ja hebt gezegd in het formulier over portretrecht van de club. U kunt van gedachten veranderen en de club vragen een foto van u te verwijderen.
Uw rechten en hoe u ze gebruikt
| Recht | Wat het betekent | Hoe |
|---|---|---|
| Inzage | Weten welke gegevens wij over u hebben en een kopie krijgen | Schrijf ons. Voor de gegevens van uw team of club: vraag het ook aan het clubbestuur. |
| Rectificatie | Onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren | Uw naam: in Hashmark, Settings, Account settings. De rest: uw trainers, het clubbestuur of wij. |
| Wissen | Uw gegevens laten verwijderen | Verwijder uw account zelf in Hashmark (Settings, Account settings, Delete my account). Gegevens die de club moet bewaren (bijvoorbeeld de boekhouding) blijven bij de club, zonder koppeling met uw account. |
| Beperking | Het gebruik van uw gegevens laten stilzetten terwijl iets wordt gecontroleerd | Schrijf ons. |
| Overdraagbaarheid | Uw gegevens in een herbruikbaar formaat krijgen | Een trainer kan altijd een volledige kopie van het playbook exporteren. Voor uw andere gegevens: schrijf ons. |
| Bezwaar | Een gebruik weigeren dat op ons gerechtvaardigd belang berust | Schrijf ons. Websitebezoeken worden alleen gemeten als u daarmee hebt ingestemd (knop "Cookie settings" onderaan de website). |
| Toestemming intrekken | Een gegeven toestemming terugdraaien | Portretrecht: wijzig uw antwoord in het formulier van de club. Toestemming van een ouder: de link in de e-mail die de ouder kreeg. Meldingen: de instellingen van uw telefoon. Gedeelde spelen: stop met delen. |
Wij antwoorden binnen een maand, kosteloos. Wij kunnen u vragen te bevestigen wie u bent, bijvoorbeeld door te schrijven vanaf het e-mailadres van uw account. Wij nemen geen geautomatiseerde besluiten die u in aanmerkelijke mate treffen, en wij doen niet aan profilering voor reclame.
Waar uw gegevens heen gaan, en beveiliging
De database van Hashmark staat in Ierland (Europese Unie); de foto's van clubs staan in de Europese Unie en hun video's in Slovenië (Europese Unie). Sommige dienstverleners (e-mail versturen, betaling, meldingen) kunnen gegevens in de Verenigde Staten verwerken; die doorgiften vallen onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-VS-kader voor gegevensbescherming. De volledige lijst van dienstverleners staat in het privacybeleid. Wij verkopen of verhuren nooit persoonsgegevens.
Alles gaat versleuteld (HTTPS), en iedereen ziet alleen de eigen teams en, binnen een team, alleen wat de eigen rol toestaat. Als een datalek een risico voor u inhoudt, melden wij dat binnen 72 uur aan de bevoegde toezichthouder en informeren wij u en uw club, zoals de wet vereist.
Andere landen: AVG per land.