GDPR in Poland
The short version. The General Data Protection Regulation (GDPR) applies in Poland as everywhere in the European Union. This page explains who is responsible for your data in Hashmark, which authority you can turn to in Poland, and how to use your rights. What we keep, why and for how long is in our privacy policy.
Ta strona po polsku: wersja polska.
Who is responsible for your data
In Hashmark there are two possible controllers, depending on the information:
| Information | Controller | Who to write to first |
|---|---|---|
| Your account (email, name, sign-in), billing, the usehashmark.com website | Vantry LLC, which publishes Hashmark | Hashmark: support@usehashmark.com |
| What your team or club records about you: roster, attendance, injuries and absences, wellness, fitness tests, licence and medical certificate, dues, trips, photos and videos, messages, club emails | Your club or team. Hashmark is only its processor (section 14 of the terms). | Your club office or coaches. If you write to us, we pass your request on and help them answer. |
Vantry LLC, 2524 Van Beek Road, Green Bay, WI 54311, United States. Data protection contact: support@usehashmark.com, with "GDPR" in the subject line. We answer in English or French.
The data protection authority in Poland
If you think your rights are not respected, write to us first: most questions are settled quickly. You can also complain at any time, free of charge, to the national authority:
| Authority | Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), the President of the Personal Data Protection Office |
|---|---|
| Postal address | ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, Polska |
| Website | uodo.gov.pl |
| How to complain | Complaint page |
You can also complain to the authority of the EU country where you live, where you work or where the problem happened.
National rules in Poland
The GDPR applies directly; the national law that supplements it is the Personal Data Protection Act of 10 May 2018 (ustawa o ochronie danych osobowych).
Age of digital consent (GDPR article 8): 16 (the GDPR default; Poland has not set a lower age). Below this age, a parent or guardian must agree before a young person uses an online service on the basis of consent.
In Hashmark there is no account before 13, and anyone aged 13 to 15 needs the agreement of a parent or guardian, which we ask for by email. The parent can take that agreement back at any time with the link in that email, which deletes the account. For photos and videos of a minor, the parent answers the club's image rights form. This matches the age set in Poland.
Spreading a picture of a person generally requires their permission (Copyright and Related Rights Act of 4 February 1994, article 81).
Your federation may have its own rules on licences and medical certificates; your club office can tell you what they are.
Health data and photos
Injuries and absences, wellness check-ins and medical certificates are health data, which the GDPR protects more strongly (article 9). Your club or team decides to record them, to organise practices and games and to follow its federation's rules; only the roles that need them can see them. Hashmark keeps them only to provide the service to your club, never uses them for anything else and never shows them to other clubs. Wellness check-ins are only for adult players who agree to them themselves.
The club only shows and shares photos and videos of you if you (or your parent, for a minor) said yes in its image rights form. You can change your mind and ask the club to remove a picture of you.
Your rights and how to use them
| Right | What it means | How to use it |
|---|---|---|
| Access | Know what information we have about you and get a copy | Write to us. For your team's or club's data, also ask the club office. |
| Rectification | Have wrong or incomplete information corrected | Your name: in Hashmark, Settings, Account settings. The rest: your coaches, the club office, or us. |
| Erasure | Have your information deleted | Delete your account yourself in Hashmark (Settings, Account settings, Delete my account). Data the club must keep (for example its accounts) stays with the club, no longer linked to your account. |
| Restriction | Have the use of your data put on hold while something is checked | Write to us. |
| Portability | Get your data in a reusable format | A coach can export a full copy of the playbook at any time. For your other data, write to us. |
| Objection | Refuse a use based on our legitimate interest | Write to us. Website visits are only measured if you agreed ("Cookie settings" button at the bottom of the website). |
| Withdrawing consent | Take back an agreement you gave | Image rights: change your answer in the club's form. Parent's agreement: the link in the email the parent received. Notifications: your phone's settings. Shared plays: stop sharing the play. |
We answer within one month, free of charge. We may ask you to confirm who you are, for example by writing from your account's email address. We make no automated decisions that significantly affect you, and we do no advertising profiling.
Where your data goes, and security
Hashmark's database is hosted in Ireland (European Union); clubs' photos are stored in the European Union and their videos in Slovenia (European Union). Some providers (email sending, payment, notifications) may process data in the United States; these transfers are covered by the European Commission's standard contractual clauses or the EU-US Data Privacy Framework. The full list of providers is in the privacy policy. We never sell or rent personal data.
Everything travels encrypted (HTTPS), and everyone sees only their own teams and, within a team, only what their role allows. If a data breach puts you at risk, we notify the competent authority within 72 hours and inform you and your club, as the law requires.
Other countries: GDPR by country. In France, see our RGPD page.
Wersja polska
W skrócie. Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) obowiązuje w Polsce tak jak w całej Unii Europejskiej. Ta strona wyjaśnia, kto odpowiada za Twoje dane w Hashmark, do jakiego organu możesz się zwrócić w Polsce i jak korzystać ze swoich praw. Co przechowujemy, dlaczego i jak długo, opisuje nasza polityka prywatności (po angielsku).
Kto odpowiada za Twoje dane
W Hashmark jest dwóch możliwych administratorów, zależnie od rodzaju informacji:
| Informacje | Administrator | Do kogo pisać najpierw |
|---|---|---|
| Twoje konto (e-mail, imię i nazwisko, logowanie), rozliczenia, strona usehashmark.com | Vantry LLC, wydawca Hashmark | Hashmark: support@usehashmark.com |
| To, co Twoja drużyna lub klub zapisuje o Tobie: skład, obecności, kontuzje i nieobecności, samopoczucie, testy sprawnościowe, licencja i zaświadczenie lekarskie, składki, wyjazdy, zdjęcia i filmy, wiadomości, e-maile klubu | Twój klub lub drużyna. Hashmark jest tylko podmiotem przetwarzającym (art. 14 warunków). | Zarząd klubu lub trenerzy. Jeśli napiszesz do nas, przekażemy Twoje żądanie i pomożemy im odpowiedzieć. |
Vantry LLC, 2524 Van Beek Road, Green Bay, WI 54311, Stany Zjednoczone. Kontakt w sprawie ochrony danych: support@usehashmark.com, z „GDPR” w temacie wiadomości. Odpowiadamy po angielsku lub po francusku.
Organ nadzorczy w Polsce
Jeśli uważasz, że Twoje prawa nie są przestrzegane, najpierw napisz do nas: większość spraw szybko się wyjaśnia. W każdej chwili możesz też bezpłatnie złożyć skargę do krajowego organu nadzorczego:
| Organ | Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) |
|---|---|
| Adres pocztowy | ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, Polska |
| Strona internetowa | uodo.gov.pl |
| Jak złożyć skargę | Składanie skarg |
Możesz też złożyć skargę do organu kraju UE, w którym mieszkasz, pracujesz lub w którym doszło do naruszenia.
Przepisy krajowe w Polsce
RODO stosuje się bezpośrednio; uzupełnia je ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
Wiek zgody cyfrowej (art. 8 RODO): 16 lat (wiek domyślny RODO; Polska nie ustaliła niższego). Poniżej tego wieku zgodę na korzystanie przez młodą osobę z usługi online opartej na zgodzie musi wyrazić rodzic lub opiekun.
W Hashmark nie ma kont dla osób poniżej 13 lat, a osoba w wieku od 13 do 15 lat potrzebuje zgody rodzica lub opiekuna, o którą prosimy e-mailem. Rodzic może w każdej chwili wycofać tę zgodę linkiem z tego e-maila, co usuwa konto. W sprawie zdjęć i filmów małoletniego to rodzic odpowiada na formularz klubu dotyczący wizerunku. Odpowiada to wiekowi obowiązującemu w Polsce.
Rozpowszechnianie wizerunku co do zasady wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej (art. 81 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych).
Twój związek sportowy może mieć własne zasady dotyczące licencji i zaświadczeń lekarskich; zarząd klubu powie Ci, jakie.
Dane o zdrowiu i zdjęcia
Kontuzje i nieobecności, ankiety samopoczucia i zaświadczenia lekarskie to dane dotyczące zdrowia, które RODO chroni szczególnie (art. 9). Twój klub lub drużyna decyduje o ich zapisywaniu, aby organizować treningi i mecze oraz przestrzegać zasad związku; widzą je tylko role, które ich potrzebują. Hashmark przechowuje je wyłącznie w celu świadczenia usługi Twojemu klubowi, nigdy nie używa ich do niczego innego i nigdy nie pokazuje ich innym klubom. Ankiety samopoczucia są tylko dla pełnoletnich zawodników, którzy sami się na nie zgodzą.
Klub pokazuje i udostępnia Twoje zdjęcia i filmy tylko wtedy, gdy Ty (lub Twój rodzic, w przypadku małoletniego) wyraziłeś na to zgodę w jego formularzu dotyczącym wizerunku. Możesz zmienić zdanie i poprosić klub o usunięcie zdjęcia, na którym jesteś.
Twoje prawa i jak z nich korzystać
| Prawo | Co oznacza | Jak skorzystać |
|---|---|---|
| Dostęp | Wiedzieć, jakie informacje o Tobie mamy, i otrzymać ich kopię | Napisz do nas. W sprawie danych drużyny lub klubu zapytaj też zarząd klubu. |
| Sprostowanie | Poprawić błędne lub niepełne informacje | Imię i nazwisko: w Hashmark, Settings, Account settings. Resztę: trenerzy, zarząd klubu lub my. |
| Usunięcie | Usunąć Twoje informacje | Usuń konto samodzielnie w Hashmark (Settings, Account settings, Delete my account). Dane, które klub musi zachować (na przykład księgowość), zostają w klubie, bez powiązania z Twoim kontem. |
| Ograniczenie | Wstrzymać wykorzystywanie danych na czas sprawdzenia | Napisz do nas. |
| Przenoszenie | Otrzymać dane w formacie nadającym się do ponownego użycia | Trener może w każdej chwili wyeksportować pełną kopię playbooka. W sprawie innych danych napisz do nas. |
| Sprzeciw | Odmówić wykorzystania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie | Napisz do nas. Wizyty na stronie są mierzone tylko za Twoją zgodą (przycisk "Cookie settings" na dole strony). |
| Wycofanie zgody | Cofnąć udzieloną zgodę | Wizerunek: zmień odpowiedź w formularzu klubu. Zgoda rodzica: link w e-mailu, który otrzymał rodzic. Powiadomienia: ustawienia telefonu. Udostępnione zagrywki: zakończ udostępnianie. |
Odpowiadamy w ciągu miesiąca, bezpłatnie. Możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości, na przykład przez wiadomość z adresu e-mail Twojego konta. Nie podejmujemy zautomatyzowanych decyzji, które istotnie na Ciebie wpływają, i nie profilujemy Cię w celach reklamowych.
Gdzie trafiają Twoje dane i bezpieczeństwo
Baza danych Hashmark jest przechowywana w Irlandii (Unia Europejska); zdjęcia klubów są przechowywane w Unii Europejskiej, a ich filmy w Słowenii (Unia Europejska). Niektórzy dostawcy (wysyłka e-maili, płatności, powiadomienia) mogą przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych; te przekazania są objęte standardowymi klauzulami umownymi Komisji Europejskiej lub Ramami ochrony danych UE-USA. Pełna lista dostawców znajduje się w polityce prywatności. Nigdy nie sprzedajemy ani nie wynajmujemy danych osobowych.
Wszystko jest przesyłane w formie zaszyfrowanej (HTTPS), a każdy widzi tylko swoje drużyny, a w drużynie tylko to, na co pozwala jego rola. Jeśli naruszenie ochrony danych stwarza dla Ciebie ryzyko, w ciągu 72 godzin zgłaszamy je właściwemu organowi oraz informujemy Ciebie i Twój klub, zgodnie z prawem.
Inne kraje: RODO według kraju.