GDPR in Portugal
The short version. The General Data Protection Regulation (GDPR) applies in Portugal as everywhere in the European Union. This page explains who is responsible for your data in Hashmark, which authority you can turn to in Portugal, and how to use your rights. What we keep, why and for how long is in our privacy policy.
Esta página em português: versão em português.
Who is responsible for your data
In Hashmark there are two possible controllers, depending on the information:
| Information | Controller | Who to write to first |
|---|---|---|
| Your account (email, name, sign-in), billing, the usehashmark.com website | Vantry LLC, which publishes Hashmark | Hashmark: support@usehashmark.com |
| What your team or club records about you: roster, attendance, injuries and absences, wellness, fitness tests, licence and medical certificate, dues, trips, photos and videos, messages, club emails | Your club or team. Hashmark is only its processor (section 14 of the terms). | Your club office or coaches. If you write to us, we pass your request on and help them answer. |
Vantry LLC, 2524 Van Beek Road, Green Bay, WI 54311, United States. Data protection contact: support@usehashmark.com, with "GDPR" in the subject line. We answer in English or French.
The data protection authority in Portugal
If you think your rights are not respected, write to us first: most questions are settled quickly. You can also complain at any time, free of charge, to the national authority:
| Authority | Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), the National Data Protection Commission |
|---|---|
| Postal address | Av. D. Carlos I, 134, 1.º, 1200-651 Lisboa, Portugal |
| Website | www.cnpd.pt |
| How to complain | Complaint page |
You can also complain to the authority of the EU country where you live, where you work or where the problem happened.
National rules in Portugal
The GDPR applies directly; the national law that supplements it is Law No. 58/2019 of 8 August 2019 (Lei n.º 58/2019).
Age of digital consent (GDPR article 8): 13 (article 16 of Law No. 58/2019). Below this age, a parent or guardian must agree before a young person uses an online service on the basis of consent.
In Hashmark there is no account before 13, and anyone aged 13 to 15 needs the agreement of a parent or guardian, which we ask for by email. The parent can take that agreement back at any time with the link in that email, which deletes the account. For photos and videos of a minor, the parent answers the club's image rights form. This is stricter than the age set in Portugal.
The right to one's own image is protected by article 79 of the Portuguese Civil Code.
Your federation may have its own rules on licences and medical certificates; your club office can tell you what they are.
Health data and photos
Injuries and absences, wellness check-ins and medical certificates are health data, which the GDPR protects more strongly (article 9). Your club or team decides to record them, to organise practices and games and to follow its federation's rules; only the roles that need them can see them. Hashmark keeps them only to provide the service to your club, never uses them for anything else and never shows them to other clubs. Wellness check-ins are only for adult players who agree to them themselves.
The club only shows and shares photos and videos of you if you (or your parent, for a minor) said yes in its image rights form. You can change your mind and ask the club to remove a picture of you.
Your rights and how to use them
| Right | What it means | How to use it |
|---|---|---|
| Access | Know what information we have about you and get a copy | Write to us. For your team's or club's data, also ask the club office. |
| Rectification | Have wrong or incomplete information corrected | Your name: in Hashmark, Settings, Account settings. The rest: your coaches, the club office, or us. |
| Erasure | Have your information deleted | Delete your account yourself in Hashmark (Settings, Account settings, Delete my account). Data the club must keep (for example its accounts) stays with the club, no longer linked to your account. |
| Restriction | Have the use of your data put on hold while something is checked | Write to us. |
| Portability | Get your data in a reusable format | A coach can export a full copy of the playbook at any time. For your other data, write to us. |
| Objection | Refuse a use based on our legitimate interest | Write to us. Website visits are only measured if you agreed ("Cookie settings" button at the bottom of the website). |
| Withdrawing consent | Take back an agreement you gave | Image rights: change your answer in the club's form. Parent's agreement: the link in the email the parent received. Notifications: your phone's settings. Shared plays: stop sharing the play. |
We answer within one month, free of charge. We may ask you to confirm who you are, for example by writing from your account's email address. We make no automated decisions that significantly affect you, and we do no advertising profiling.
Where your data goes, and security
Hashmark's database is hosted in Ireland (European Union); clubs' photos are stored in the European Union and their videos in Slovenia (European Union). Some providers (email sending, payment, notifications) may process data in the United States; these transfers are covered by the European Commission's standard contractual clauses or the EU-US Data Privacy Framework. The full list of providers is in the privacy policy. We never sell or rent personal data.
Everything travels encrypted (HTTPS), and everyone sees only their own teams and, within a team, only what their role allows. If a data breach puts you at risk, we notify the competent authority within 72 hours and inform you and your club, as the law requires.
Other countries: GDPR by country. In France, see our RGPD page.
Versão em português
Em resumo. O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) aplica-se em Portugal como em toda a União Europeia. Esta página explica quem é responsável pelos seus dados no Hashmark, a que autoridade se pode dirigir em Portugal e como exercer os seus direitos. O que guardamos, porquê e durante quanto tempo está na nossa política de privacidade (em inglês).
Quem é responsável pelos seus dados
No Hashmark há dois responsáveis possíveis, consoante o tipo de informação:
| Informação | Responsável pelo tratamento | A quem escrever primeiro |
|---|---|---|
| A sua conta (e-mail, nome, início de sessão), a faturação, o site usehashmark.com | Vantry LLC, que publica o Hashmark | Hashmark: support@usehashmark.com |
| O que a sua equipa ou o seu clube regista sobre si: plantel, presenças, lesões e ausências, bem-estar, testes físicos, licença e atestado médico, quotas, deslocações, fotografias e vídeos, mensagens, e-mails do clube | O seu clube ou a sua equipa. O Hashmark é apenas o seu subcontratante (artigo 14.º dos termos). | A direção do clube ou os seus treinadores. Se nos escrever, encaminhamos o seu pedido e ajudamo-los a responder. |
Vantry LLC, 2524 Van Beek Road, Green Bay, WI 54311, Estados Unidos. Contacto para a proteção de dados: support@usehashmark.com, com «GDPR» no assunto. Respondemos em inglês ou em francês.
A autoridade de controlo em Portugal
Se considerar que os seus direitos não são respeitados, escreva-nos primeiro: a maioria das questões resolve-se depressa. Pode também, a qualquer momento e gratuitamente, apresentar queixa à autoridade nacional:
| Autoridade | Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) |
|---|---|
| Morada | Av. D. Carlos I, 134, 1.º, 1200-651 Lisboa, Portugal |
| Site | www.cnpd.pt |
| Como apresentar queixa | Participações |
Pode também apresentar queixa à autoridade do país da UE onde vive, onde trabalha ou onde ocorreu o problema.
Regras nacionais em Portugal
O RGPD aplica-se diretamente; a lei nacional que o executa é a Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto.
Idade do consentimento digital (artigo 8.º do RGPD): 13 anos (artigo 16.º da Lei n.º 58/2019). Abaixo desta idade, um dos pais ou o tutor tem de autorizar antes de um jovem usar um serviço online com base no consentimento.
No Hashmark não há conta antes dos 13 anos, e quem tem entre 13 e 15 anos precisa da autorização de um dos pais ou do tutor, que pedimos por e-mail. Essa autorização pode ser retirada a qualquer momento com a ligação desse e-mail, o que apaga a conta. Para fotografias e vídeos de um menor, são os pais que respondem ao formulário de direito à imagem do clube. Isto é mais exigente do que a idade fixada em Portugal.
O direito à imagem está protegido pelo artigo 79.º do Código Civil.
A sua federação pode ter regras próprias sobre licenças e atestados médicos; a direção do clube pode dizer-lhe quais são.
Dados de saúde e fotografias
As lesões e ausências, o acompanhamento do bem-estar e os atestados médicos são dados de saúde, que o RGPD protege de forma reforçada (artigo 9.º). O seu clube ou a sua equipa decide registá-los, para organizar treinos e jogos e cumprir as regras da sua federação; só os papéis que precisam deles os veem. O Hashmark guarda-os apenas para prestar o serviço ao seu clube, nunca os usa para outra coisa e nunca os mostra a outros clubes. O acompanhamento do bem-estar é só para jogadores maiores de idade que o aceitem eles próprios.
O clube só mostra e partilha fotografias e vídeos em que apareça se tiver aceitado (ou, no caso de um menor, se os pais tiverem aceitado) no formulário de direito à imagem do clube. Pode mudar de ideias e pedir ao clube que retire uma imagem em que apareça.
Os seus direitos e como exercê-los
| Direito | O que significa | Como fazer |
|---|---|---|
| Acesso | Saber que informações temos sobre si e receber uma cópia | Escreva-nos. Para os dados da equipa ou do clube, pergunte também à direção do clube. |
| Retificação | Corrigir uma informação errada ou incompleta | O seu nome: no Hashmark, Configurações, Configurações da conta. O resto: os seus treinadores, a direção do clube ou nós. |
| Apagamento | Apagar as suas informações | Apague a sua conta no Hashmark (Configurações, Configurações da conta, Apagar minha conta). Os dados que o clube tem de guardar (por exemplo, a contabilidade) ficam com o clube, sem ligação à sua conta. |
| Limitação | Suspender a utilização dos seus dados enquanto algo é verificado | Escreva-nos. |
| Portabilidade | Receber os seus dados num formato reutilizável | Um treinador pode exportar a qualquer momento uma cópia completa do playbook. Para os seus outros dados, escreva-nos. |
| Oposição | Recusar uma utilização baseada no nosso interesse legítimo | Escreva-nos. As visitas ao site só são medidas se tiver aceitado (botão «Configurações de cookies» no fundo do site). |
| Retirar o consentimento | Voltar atrás numa autorização dada | Direito à imagem: altere a sua resposta no formulário do clube. Autorização parental: a ligação no e-mail que os pais receberam. Notificações: as definições do telemóvel. Jogadas partilhadas: deixe de partilhar a jogada. |
Respondemos no prazo de um mês, gratuitamente. Podemos pedir-lhe que confirme a sua identidade, por exemplo escrevendo a partir do endereço de e-mail da sua conta. Não tomamos decisões automatizadas que o afetem de forma significativa e não fazemos definição de perfis para publicidade.
Para onde vão os seus dados, e segurança
A base de dados do Hashmark está alojada na Irlanda (União Europeia); as fotografias dos clubes estão guardadas na União Europeia e os seus vídeos na Eslovénia (União Europeia). Alguns prestadores (envio de e-mails, pagamento, notificações) podem tratar dados nos Estados Unidos; estas transferências estão abrangidas pelas cláusulas contratuais-tipo da Comissão Europeia ou pelo Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA. A lista completa de prestadores está na política de privacidade. Nunca vendemos nem alugamos dados pessoais.
Tudo circula cifrado (HTTPS), e cada pessoa só vê as suas próprias equipas e, dentro de uma equipa, só o que o seu papel permite. Se uma violação de dados representar um risco para si, notificamos a autoridade competente no prazo de 72 horas e informamos o titular e o seu clube, como a lei exige.
Outros países: RGPD por país.