GDPR in Belgium: your data
English
In short. The General Data Protection Regulation (GDPR) applies across the European Union, including in Belgium. This page explains, for people in Belgium, who is responsible for your data in Hashmark, which authority you can turn to, and how to use your rights. What we keep, why and for how long is in our privacy policy.
Who is responsible for your data
| Information | Controller | Who to write to first |
|---|---|---|
| Your account (email, name, sign-in), billing, the usehashmark.com website | Vantry LLC, which publishes Hashmark | Hashmark: support@usehashmark.com |
| What your team or club records about you: roster, attendance, injuries and absences, wellness, testing, licence and medical certificate, fees, trips, photos and videos, messages, club email | Your club or team. Hashmark is only its processor (section 14 of the terms). | Your club office or coaches. If you write to us, we pass your request on and help them answer. |
Vantry LLC, 2524 Van Beek Road, Green Bay, WI 54311, United States. Data protection contact: support@usehashmark.com, with "GDPR" in the subject line. We answer in English or French.
Your supervisory authority in Belgium
If you think your rights are not respected, write to us first: most questions are settled quickly. You can also complain at any time to the data protection authority in Belgium:
- Data Protection Authority (Autorité de protection des données / Gegevensbeschermingsautoriteit)
- Address: Rue de la Presse 35 / Drukpersstraat 35, 1000 Brussels, Belgium
- Website: www.autoriteprotectiondonnees.be
- Email: contact@apd-gba.be
- Complaints: www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte
You can also complain in the EU country where you live or work, or where the problem happened.
National law in Belgium
In Belgium, the GDPR is supplemented by the Act of 30 July 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data.
Age of digital consent (GDPR article 8): in Belgium, a child can give consent on their own for online services from age 13. Hashmark has no accounts under 13, and anyone aged 13 to 15 needs a parent's or guardian's OK, which we ask for by email. This is at least as strict as the rule in Belgium. The parent can take the OK back at any time with the link in that email, which deletes the account.
Sports clubs: health data, photos, licences
Injuries and absences, wellness check-ins and medical certificates are health data, which the GDPR protects more strongly (article 9). Your club or team decides whether to record them, for example to follow its federation's rules on licences and medical certificates; only the roles that need them can see them. Hashmark keeps them only to provide the service to your club and never uses them for anything else.
Your club shows and shares photos and videos of you only if you (or your parent, for a player under 18) said yes in its image-rights form. You can change your answer, and ask the club to remove an image you appear in.
Your rights and how to use them
| Right | What it means | How |
|---|---|---|
| Access | Know what information we hold about you and get a copy | Write to us. For your team's or club's records, ask the club office too. |
| Rectification | Have wrong or incomplete information corrected | Your name: in Hashmark, "Settings", "Account settings". Anything else: your coaches, the club office, or us. |
| Erasure | Have your information deleted | Delete your account yourself in Hashmark ("Settings", "Account settings", "Delete my account"). Records the club must keep (for example its accounts) stay with the club, no longer linked to your account. |
| Restriction | Have the use of your data paused while something is checked | Write to us. |
| Portability | Get your data in a reusable format | A coach can export a full copy of the playbook at any time. For your other data, write to us. |
| Objection | Refuse a use based on our legitimate interests | Write to us. Website visits are measured only if you accepted ("Cookie settings" button at the bottom of the website). |
| Withdrawing consent | Take back a consent you gave | Image rights: change your answer in the club's form. Parental OK: the link in the parent's email. Notifications: your phone's settings. Shared plays: stop sharing the play. |
We answer within one month, free of charge. We may ask you to confirm who you are, for example by writing from your account's email address. We make no automated decisions that significantly affect you, and we do no advertising profiling.
Where your data goes
Hashmark's database is hosted in Ireland (European Union), and the clubs' photos and videos in the European Union. Some providers (email, payment, notifications) may process data in the United States; those transfers are covered by the European Commission's Standard Contractual Clauses or the EU-US Data Privacy Framework. The full list of providers is in the privacy policy. We never sell or rent personal data. If a data breach puts you at risk, we tell the authorities and you, as the law requires.
Français
L'essentiel. Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) s'applique dans toute l'Union européenne, en Belgique aussi. Cette page explique, pour les personnes en Belgique, qui est responsable de vos données dans Hashmark, à quelle autorité vous adresser et comment exercer vos droits. Le détail de ce que nous conservons, pourquoi et combien de temps est dans notre politique de confidentialité. Voir aussi notre page RGPD.
Qui est responsable de vos données
| Information | Responsable du traitement | À qui écrire d'abord |
|---|---|---|
| Votre compte (e-mail, nom, connexion), la facturation, le site usehashmark.com | Vantry LLC, qui édite Hashmark | Hashmark : support@usehashmark.com |
| Ce que votre équipe ou votre club enregistre sur vous : effectif, présences, blessures et absences, bien-être, tests physiques, licence et certificat médical, cotisations, déplacements, photos et vidéos, messages, e-mails du club | Votre club ou votre équipe. Hashmark n'est que son sous-traitant (article 14 des conditions). | Le bureau de votre club ou vos entraîneurs. Si vous nous écrivez, nous transmettons votre demande et les aidons à y répondre. |
Vantry LLC, 2524 Van Beek Road, Green Bay, WI 54311, États-Unis. Contact pour la protection des données : support@usehashmark.com, avec « GDPR » en objet. Nous répondons en français ou en anglais.
Votre autorité de contrôle en Belgique
Si vous pensez que vos droits ne sont pas respectés, écrivez-nous d'abord : la plupart des questions se règlent vite. Vous pouvez aussi, à tout moment, déposer une plainte auprès de l'autorité de protection des données en Belgique :
- Autorité de protection des données (APD)
- Adresse: Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
- Site: www.autoriteprotectiondonnees.be
- E-mail: contact@apd-gba.be
- Plainte: www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte
Vous pouvez aussi vous adresser à l'autorité du pays de l'UE où vous vivez, où vous travaillez ou où le problème s'est produit.
Droit national en Belgique
En Belgique, le RGPD est complété par la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.
Âge du consentement numérique (article 8 du RGPD) : en Belgique, un enfant peut consentir seul aux services en ligne à partir de 13 ans. Dans Hashmark, il n'y a pas de compte avant 13 ans, et toute personne de 13 à 15 ans a besoin de l'accord d'un parent ou d'un tuteur, que nous lui demandons par e-mail. C'est au moins aussi strict que la règle en Belgique. Le parent peut retirer son accord à tout moment avec le lien de cet e-mail, ce qui supprime le compte.
Clubs sportifs : santé, photos, licences
Les blessures et absences, le suivi du bien-être et les certificats médicaux sont des données de santé, que le RGPD protège plus fortement (article 9). Votre club ou votre équipe décide d'en enregistrer, par exemple pour respecter les règles de sa fédération sur les licences et les certificats médicaux ; seuls les rôles qui en ont besoin les voient. Hashmark les conserve uniquement pour fournir le service à votre club et ne les utilise jamais pour autre chose.
Le club ne montre et ne partage des photos et vidéos de vous que si vous (ou votre parent, pour un joueur de moins de 18 ans) l'avez accepté dans son formulaire de droit à l'image. Vous pouvez changer d'avis, et demander au club de retirer une image où vous apparaissez.
Vos droits et comment les exercer
| Droit | Ce que cela veut dire | Comment faire |
|---|---|---|
| Accès | Savoir quelles informations nous avons sur vous et en recevoir une copie | Écrivez-nous. Pour les données de votre équipe ou de votre club, demandez aussi au bureau du club. |
| Rectification | Faire corriger une information fausse ou incomplète | Votre nom : dans Hashmark, Réglages, Paramètres du compte. Le reste : vos entraîneurs, le bureau du club, ou nous. |
| Effacement | Faire supprimer vos informations | Supprimez votre compte vous-même dans Hashmark (Réglages, Paramètres du compte, Supprimer mon compte). Les données que le club doit garder (par exemple ses comptes) restent chez lui, sans lien avec votre compte. |
| Limitation | Faire « geler » l'utilisation de vos données le temps d'une vérification | Écrivez-nous. |
| Portabilité | Récupérer vos données dans un format réutilisable | Un entraîneur exporte une copie complète du cahier de jeux à tout moment. Pour vos autres données, écrivez-nous. |
| Opposition | Refuser un usage fondé sur notre intérêt légitime | Écrivez-nous. Les visites du site ne sont mesurées que si vous avez accepté (bouton Réglages des cookies en bas du site). |
| Retrait du consentement | Revenir sur un accord donné | Droit à l'image : changez votre réponse au formulaire du club. Accord parental : le lien dans l'e-mail reçu par le parent. Notifications : les réglages du téléphone. Jeux partagés : arrêtez le partage du jeu. |
Nous répondons dans un délai d'un mois, gratuitement. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité, par exemple en écrivant depuis l'adresse e-mail de votre compte. Nous ne prenons aucune décision automatisée qui vous concerne de façon importante, et nous ne faisons pas de profilage publicitaire.
Où vont vos données
La base de données de Hashmark est hébergée en Irlande (Union européenne), les photos et les vidéos des clubs dans l'Union européenne. Certains prestataires (envoi d'e-mails, paiement, notifications) peuvent traiter des données aux États-Unis ; ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou le cadre de protection des données UE-États-Unis. La liste complète des prestataires est dans la politique de confidentialité. Nous ne vendons ni ne louons aucune donnée personnelle. Si une violation de données présente un risque pour vous, nous prévenons les autorités et vous informons, comme la loi l'exige.
Nederlands
Kort gezegd. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geldt in de hele Europese Unie, ook in België. Deze pagina legt voor mensen in België uit wie in Hashmark verantwoordelijk is voor uw gegevens, tot welke autoriteit u zich kunt wenden en hoe u uw rechten uitoefent. Wat we bewaren, waarom en hoelang, staat in ons privacybeleid (in het Engels).
Wie verantwoordelijk is voor uw gegevens
| Informatie | Verwerkingsverantwoordelijke | Tot wie u zich eerst richt |
|---|---|---|
| Uw account (e-mail, naam, aanmelding), de facturatie, de website usehashmark.com | Vantry LLC, de uitgever van Hashmark | Hashmark: support@usehashmark.com |
| Wat uw team of club over u bijhoudt: selectie, aanwezigheden, blessures en afwezigheden, welzijn, fysieke tests, licentie en medisch attest, lidgelden, verplaatsingen, foto's en video's, berichten, e-mails van de club | Uw club of team. Hashmark is alleen zijn verwerker (artikel 14 van de voorwaarden, in het Engels). | Het clubbestuur of uw coaches. Als u ons schrijft, sturen we uw verzoek door en helpen we hen te antwoorden. |
Vantry LLC, 2524 Van Beek Road, Green Bay, WI 54311, Verenigde Staten. Contact voor gegevensbescherming: support@usehashmark.com, met "GDPR" als onderwerp. We antwoorden in het Engels of het Frans.
Uw toezichthoudende autoriteit in België
Denkt u dat uw rechten niet worden gerespecteerd? Schrijf ons dan eerst: de meeste vragen zijn snel opgelost. U kunt ook op elk moment een klacht indienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit in België:
- Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
- Adres: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
- Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
- E-mail: contact@apd-gba.be
- Klacht: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen
U kunt ook een klacht indienen in het EU-land waar u woont of werkt, of waar het probleem zich voordeed.
Nationale wetgeving in België
In België wordt de AVG aangevuld door de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
Leeftijd voor digitale toestemming (artikel 8 AVG): in België kan een kind vanaf 13 jaar zelf toestemming geven voor onlinediensten. Hashmark heeft geen accounts voor kinderen onder 13 jaar, en wie 13 tot 15 jaar is, heeft de toestemming van een ouder of voogd nodig, die we per e-mail vragen. Dat is minstens zo streng als de regel in België. De ouder kan die toestemming altijd intrekken met de link in die e-mail; daarmee wordt het account verwijderd.
Sportclubs: gezondheidsgegevens, foto's, licenties
Blessures en afwezigheden, welzijnsvragenlijsten en medische attesten zijn gezondheidsgegevens, die de AVG strenger beschermt (artikel 9). Uw club of team beslist of het die bijhoudt, bijvoorbeeld om de regels van zijn federatie over licenties en medische attesten te volgen; alleen de rollen die ze nodig hebben, zien ze. Hashmark bewaart ze alleen om de dienst aan uw club te leveren en gebruikt ze nooit voor iets anders.
Uw club toont en deelt foto's en video's van u alleen als u (of uw ouder, voor een speler onder 18 jaar) ja hebt gezegd in zijn formulier over portretrecht. U kunt uw antwoord wijzigen en de club vragen een beeld waarop u staat te verwijderen.
Uw rechten en hoe u ze uitoefent
| Recht | Wat het betekent | Hoe |
|---|---|---|
| Inzage | Weten welke informatie we over u hebben en er een kopie van krijgen | Schrijf ons. Vraag het voor de gegevens van uw team of club ook aan het clubbestuur. |
| Rectificatie | Onjuiste of onvolledige informatie laten verbeteren | Uw naam: in Hashmark, "Settings", "Account settings". De rest: uw coaches, het clubbestuur of wij. |
| Wissing | Uw informatie laten verwijderen | Verwijder uw account zelf in Hashmark ("Settings", "Account settings", "Delete my account"). Wat de club moet bewaren (bijvoorbeeld zijn boekhouding) blijft bij de club, zonder band met uw account. |
| Beperking | Het gebruik van uw gegevens laten stilleggen terwijl iets wordt nagekeken | Schrijf ons. |
| Overdraagbaarheid | Uw gegevens in een herbruikbaar formaat krijgen | Een coach kan op elk moment een volledige kopie van het playbook exporteren. Schrijf ons voor uw andere gegevens. |
| Bezwaar | Een gebruik weigeren dat op ons gerechtvaardigd belang steunt | Schrijf ons. Bezoeken aan de website worden alleen gemeten als u dat hebt aanvaard (knop "Cookie settings" onderaan de website). |
| Intrekking van toestemming | Een gegeven toestemming terugnemen | Portretrecht: wijzig uw antwoord in het formulier van de club. Toestemming van een ouder: de link in de e-mail aan de ouder. Meldingen: de instellingen van uw telefoon. Gedeelde spelen: stop met het delen van het spel. |
We antwoorden binnen een maand, gratis. We kunnen u vragen te bevestigen wie u bent, bijvoorbeeld door te schrijven vanaf het e-mailadres van uw account. We nemen geen geautomatiseerde beslissingen die u aanzienlijk raken, en we doen niet aan profilering voor reclame.
Waar uw gegevens naartoe gaan
De database van Hashmark staat in Ierland (Europese Unie), de foto's en video's van de clubs in de Europese Unie. Sommige dienstverleners (e-mail, betaling, meldingen) kunnen gegevens in de Verenigde Staten verwerken; die doorgiften vallen onder de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-VS-kader voor gegevensbescherming. De volledige lijst van dienstverleners staat in het privacybeleid. We verkopen of verhuren nooit persoonsgegevens. Als een datalek een risico voor u inhoudt, verwittigen we de autoriteiten en u, zoals de wet vereist.