GDPR in France: your data

Last updated: 1 November 2026

Who is responsible for your data

Vantry LLC, 2524 Van Beek Road, Green Bay, WI 54311, USA. Data protection contact: support@usehashmark.com, with "GDPR" in the subject line. We answer in English or French.

Your rights and how to use them

We answer within one month, free of charge. We may ask you to confirm who you are, for example by writing from your account's email address. We make no automated decisions that significantly affect you, and we do no advertising profiling.

Health data

Injuries and absences, wellness check-ins and medical certificates are health data, which the GDPR protects more strongly (Article 9). Your club or team decides to record them, to organize practices and games and to follow its federation's rules; only the roles that need them see them. Hashmark keeps them only to provide the service to your club, never uses them for anything else and never shows them to other clubs. Wellness check-ins are only for adult players who agree themselves; only the head coach and one named trainer see the answers, which are kept for 90 days.

Young players and the age of consent

In France, a minor under 15 cannot consent alone to the processing of their data by an online service (Informatique et Libertés law, article 45); under 15, the consent of a parent is also needed. In Hashmark there is no account before 13, and anyone aged 13 to 15 needs the OK of a parent or guardian, which we ask for by email. The parent can take the OK back at any time with the link in that email, which deletes the account. For photos and videos of a player under 18, a linked parent answers the club's image rights form.

The national law in France

The GDPR is supplemented by the law no. 78-17 of 6 January 1978 on information technology, data files and freedoms (the "Informatique et Libertés" law), rewritten in 2018 to fit the GDPR.

• Instructions after death: the law lets you leave instructions on what happens to your data after your death (article 85).
• Image rights: under article 9 of the French Civil Code everyone has a right to their own image. The club shows and shares photos and videos only of people who said yes on its image rights form (a parent answers for a minor), and you can ask it to remove a picture of you.
• Licences and medical certificates: the club records them because its federation requires them for a licence; in Hashmark the coaches see only the dates, not the licence number or the office's notes.

Where your data goes

Hashmark's database is hosted in Ireland (European Union); the clubs' photos are stored in the European Union and their videos in Slovenia (European Union). Some providers (email sending, payments, notifications) may process data in the United States; those transfers are covered by the European Commission's standard contractual clauses or the EU-US Data Privacy Framework. The full list of providers is in the privacy policy. We never sell or rent personal data.

Security and breaches

Everything travels encrypted (HTTPS), and people see only their own teams and, within a team, only what their role allows. If a data breach puts you at risk, we tell the competent data protection authority within 72 hours and inform you and your club, as the law requires.

Complaints: the CNIL

If you think your rights are not respected, write to us first: most questions are settled quickly. You can also complain at any time to the data protection authority of the EU country where you live or work, or where the problem happened.

Other countries: see GDPR by country.

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Version française

RGPD en France : vos données

Dernière mise à jour : 1er novembre 2026

Qui est responsable de vos données

Vantry LLC, 2524 Van Beek Road, Green Bay, WI 54311, États-Unis. Contact pour la protection des données : support@usehashmark.com, avec « RGPD » en objet. Nous répondons en français ou en anglais.

Vos droits et comment les exercer

Nous répondons dans un délai d'un mois, gratuitement. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité, par exemple en écrivant depuis l'adresse e-mail de votre compte. Nous ne prenons aucune décision automatisée qui vous concerne de façon importante, et nous ne faisons pas de profilage publicitaire.

Données de santé

Les blessures et absences, le suivi du bien-être et les certificats médicaux sont des données de santé, que le RGPD protège plus fortement (article 9). Votre club ou votre équipe décide d'en enregistrer, pour organiser les entraînements et les matchs et pour respecter les règles de sa fédération ; seuls les rôles qui en ont besoin les voient. Hashmark les conserve uniquement pour fournir le service à votre club, ne les utilise jamais pour autre chose et ne les montre jamais aux autres clubs. Le suivi de forme est réservé aux joueurs majeurs qui l'acceptent eux-mêmes ; seuls l'entraîneur principal et un soigneur désigné voient les réponses, conservées 90 jours.

Jeunes joueurs et âge du consentement

En France, un mineur de moins de 15 ans ne peut consentir seul au traitement de ses données par un service en ligne (loi Informatique et Libertés, article 45) ; avant 15 ans, il faut aussi le consentement d'un parent. Dans Hashmark, il n'y a pas de compte avant 13 ans, et toute personne de 13 à 15 ans a besoin de l'accord d'un parent ou d'un tuteur, que nous lui demandons par e-mail. Le parent peut retirer son accord à tout moment avec le lien de cet e-mail, ce qui supprime le compte. Pour les photos et vidéos d'un joueur mineur, c'est le parent lié qui répond au formulaire de droit à l'image du club.

La loi nationale en France

Le RGPD est complété par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés (loi « Informatique et Libertés »), réécrite en 2018 pour s'accorder au RGPD.

• Directives après le décès : la loi vous permet de laisser des directives sur ce que deviennent vos données après votre mort (article 85).
• Droit à l'image : selon l'article 9 du Code civil, chacun a droit au respect de son image. Le club ne montre et ne partage des photos et vidéos que des personnes qui ont dit oui dans son formulaire de droit à l'image (le parent répond pour un mineur), et vous pouvez lui demander de retirer une image de vous.
• Licences et certificats médicaux : le club les enregistre parce que sa fédération les exige pour la licence ; dans Hashmark, les entraîneurs n'en voient que les dates, pas le numéro de licence ni les notes du bureau.

Où vont vos données

La base de données de Hashmark est hébergée en Irlande (Union européenne) ; les photos des clubs sont stockées dans l'Union européenne et leurs vidéos en Slovénie (Union européenne). Certains prestataires (envoi d'e-mails, paiement, notifications) peuvent traiter des données aux États-Unis ; ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou le cadre de protection des données UE-États-Unis. La liste complète des prestataires est dans la politique de confidentialité. Nous ne vendons ni ne louons aucune donnée personnelle.

Sécurité et violations

Tout circule chiffré (HTTPS), chacun ne voit que ses propres équipes et, dans une équipe, que ce que son rôle permet. Si une violation de données présente un risque pour vous, nous prévenons l'autorité de protection des données compétente dans les 72 heures et vous informons, ainsi que votre club, comme la loi l'exige.

Réclamation : la CNIL

Si vous pensez que vos droits ne sont pas respectés, écrivez-nous d'abord : la plupart des questions se règlent vite. Vous pouvez aussi, à tout moment, déposer une réclamation auprès de l'autorité de protection des données du pays de l'UE où vous vivez ou travaillez, ou de celui où le problème a eu lieu.

Autres pays : voir le RGPD pays par pays.