GDPR in Luxembourg: your data
The short version. The General Data Protection Regulation (GDPR) gives you rights over information about you. This page explains, in plain words, who is responsible for your data in Hashmark, how to use your rights, and who to turn to in Luxembourg. What we keep, why and for how long is in our privacy policy. The same text in French follows below.
Who is responsible for your data
| Information | Controller | Who to write to first |
|---|---|---|
| Your account (email, name, sign-in), billing, the usehashmark.com website | Vantry LLC, which runs Hashmark | Hashmark: support@usehashmark.com |
| What your team or club records about you: roster, attendance, injuries and absences, wellness, testing, licence and medical certificate, dues, trips, photos and videos, messages, club email | Your club or team. Hashmark is only its processor (section 14 of the terms). | Your club office or your coaches. If you write to us, we pass your request on and help them answer. |
Vantry LLC, 2524 Van Beek Road, Green Bay, WI 54311, USA. Data protection contact: support@usehashmark.com, with "GDPR" in the subject line. We answer in English or French.
Your rights and how to use them
| Right | What it means | How to use it |
|---|---|---|
| Access | Know what information we hold about you and get a copy | Write to us. For your team's or club's records, also ask your club office. |
| Rectification | Have wrong or incomplete information corrected | Your name: in Hashmark, Settings, Account settings. Anything else: your coaches, your club office, or us. |
| Erasure | Have your information deleted | Delete your account yourself in Hashmark (Settings, Account settings, Delete my account). Records the club must keep (for example its accounts) stay with the club, no longer linked to your account. |
| Restriction | Have the use of your data paused while something is checked | Write to us. |
| Portability | Get your data in a reusable format | A coach can export a full copy of the playbook at any time. For your other data, write to us. |
| Objection | Refuse a use based on our legitimate interests | Write to us. Website visits are counted only if you accepted (Cookie settings button at the bottom of the website). |
| Withdraw consent | Take back an agreement you gave | Image rights: change your answer on the club's form. A parent's OK: the link in the email the parent received. Notifications: your phone's settings. Shared plays: stop sharing the play. |
We answer within one month, free of charge. We may ask you to confirm who you are, for example by writing from your account's email address. We make no automated decisions that significantly affect you, and we do no advertising profiling.
Health data
Injuries and absences, wellness check-ins and medical certificates are health data, which the GDPR protects more strongly (Article 9). Your club or team decides to record them, to organize practices and games and to follow its federation's rules; only the roles that need them see them. Hashmark keeps them only to provide the service to your club, never uses them for anything else and never shows them to other clubs. Wellness check-ins are only for adult players who agree themselves; only the head coach and one named trainer see the answers, which are kept for 90 days.
Young players and the age of consent
Luxembourg kept the GDPR's standard age: under 16, consent to an online service must be given or approved by a parent. In Hashmark there is no account before 13, and anyone aged 13 to 15 needs the OK of a parent or guardian, which we ask for by email. The parent can take the OK back at any time with the link in that email, which deletes the account. For photos and videos of a player under 18, a linked parent answers the club's image rights form.
The national law in Luxembourg
The GDPR is supplemented by the law of 1 August 2018 on the organisation of the National Commission for Data Protection and the general data protection framework.
Where your data goes
Hashmark's database is hosted in Ireland (European Union); the clubs' photos are stored in the European Union and their videos in Slovenia (European Union). Some providers (email sending, payments, notifications) may process data in the United States; those transfers are covered by the European Commission's standard contractual clauses or the EU-US Data Privacy Framework. The full list of providers is in the privacy policy. We never sell or rent personal data.
Security and breaches
Everything travels encrypted (HTTPS), and people see only their own teams and, within a team, only what their role allows. If a data breach puts you at risk, we tell the competent data protection authority within 72 hours and inform you and your club, as the law requires.
Complaints: the CNPD
If you think your rights are not respected, write to us first: most questions are settled quickly. You can also complain at any time to the data protection authority of the EU country where you live or work, or where the problem happened.
| Authority | Commission nationale pour la protection des données (CNPD) |
|---|---|
| Postal address | CNPD, Service des réclamations, 15, Boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux, Luxembourg |
| Website | cnpd.public.lu |
| Complaints | Online form: cnpd.public.lu/en/particuliers/faire-valoir/formulaire-plainte.html, or a printed form sent by post to the address above. |
Other countries: see GDPR by country.
RGPD au Luxembourg : vos données
L'essentiel. Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) vous donne des droits sur les informations qui vous concernent. Cette page explique, en clair, qui est responsable de vos données dans Hashmark, comment exercer vos droits et à qui vous adresser au Luxembourg. Le détail de ce que nous conservons, pourquoi et combien de temps est dans notre politique de confidentialité.
Qui est responsable de vos données
| Information | Responsable du traitement | À qui écrire d'abord |
|---|---|---|
| Votre compte (e-mail, nom, connexion), la facturation, le site usehashmark.com | Vantry LLC, qui édite Hashmark | Hashmark: support@usehashmark.com |
| Ce que votre équipe ou votre club enregistre sur vous : effectif, présences, blessures et absences, bien-être, tests physiques, licence et certificat médical, cotisations, déplacements, photos et vidéos, messages, e-mails du club | Votre club ou votre équipe. Hashmark n'est que son sous-traitant (article 14 des conditions). | Le bureau de votre club ou vos entraîneurs. Si vous nous écrivez, nous transmettons votre demande et les aidons à y répondre. |
Vantry LLC, 2524 Van Beek Road, Green Bay, WI 54311, États-Unis. Contact pour la protection des données : support@usehashmark.com, avec « RGPD » en objet. Nous répondons en français ou en anglais.
Vos droits et comment les exercer
| Droit | Ce que cela veut dire | Comment faire |
|---|---|---|
| Accès | Savoir quelles informations nous avons sur vous et en recevoir une copie | Écrivez-nous. Pour les données de votre équipe ou de votre club, demandez aussi au bureau du club. |
| Rectification | Faire corriger une information fausse ou incomplète | Votre nom : dans Hashmark, Réglages, Paramètres du compte. Le reste : vos entraîneurs, le bureau du club, ou nous. |
| Effacement | Faire supprimer vos informations | Supprimez votre compte vous-même dans Hashmark (Réglages, Paramètres du compte, Supprimer mon compte). Les données que le club doit garder (par exemple ses comptes) restent chez lui, sans lien avec votre compte. |
| Limitation | Faire « geler » l'utilisation de vos données le temps d'une vérification | Écrivez-nous. |
| Portabilité | Récupérer vos données dans un format réutilisable | Un entraîneur exporte une copie complète du cahier de jeux à tout moment. Pour vos autres données, écrivez-nous. |
| Opposition | Refuser un usage fondé sur notre intérêt légitime | Écrivez-nous. Les visites du site ne sont mesurées que si vous avez accepté (bouton Paramètres des cookies en bas du site). |
| Retrait du consentement | Revenir sur un accord donné | Droit à l'image : changez votre réponse au formulaire du club. Accord parental : le lien dans l'e-mail reçu par le parent. Notifications : les réglages du téléphone. Jeux partagés : arrêtez le partage du jeu. |
Nous répondons dans un délai d'un mois, gratuitement. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité, par exemple en écrivant depuis l'adresse e-mail de votre compte. Nous ne prenons aucune décision automatisée qui vous concerne de façon importante, et nous ne faisons pas de profilage publicitaire.
Données de santé
Les blessures et absences, le suivi du bien-être et les certificats médicaux sont des données de santé, que le RGPD protège plus fortement (article 9). Votre club ou votre équipe décide d'en enregistrer, pour organiser les entraînements et les matchs et pour respecter les règles de sa fédération ; seuls les rôles qui en ont besoin les voient. Hashmark les conserve uniquement pour fournir le service à votre club, ne les utilise jamais pour autre chose et ne les montre jamais aux autres clubs. Le suivi de forme est réservé aux joueurs majeurs qui l'acceptent eux-mêmes ; seuls l'entraîneur principal et un soigneur désigné voient les réponses, conservées 90 jours.
Jeunes joueurs et âge du consentement
Le Luxembourg a gardé l'âge prévu par défaut par le RGPD : avant 16 ans, le consentement à un service en ligne doit être donné ou autorisé par un parent. Dans Hashmark, il n'y a pas de compte avant 13 ans, et toute personne de 13 à 15 ans a besoin de l'accord d'un parent ou d'un tuteur, que nous lui demandons par e-mail. Le parent peut retirer son accord à tout moment avec le lien de cet e-mail, ce qui supprime le compte. Pour les photos et vidéos d'un joueur mineur, c'est le parent lié qui répond au formulaire de droit à l'image du club.
La loi nationale au Luxembourg
Le RGPD est complété par la loi du 1er août 2018 portant organisation de la Commission nationale pour la protection des données et du régime général sur la protection des données.
Où vont vos données
La base de données de Hashmark est hébergée en Irlande (Union européenne) ; les photos des clubs sont stockées dans l'Union européenne et leurs vidéos en Slovénie (Union européenne). Certains prestataires (envoi d'e-mails, paiement, notifications) peuvent traiter des données aux États-Unis ; ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou le cadre de protection des données UE-États-Unis. La liste complète des prestataires est dans la politique de confidentialité. Nous ne vendons ni ne louons aucune donnée personnelle.
Sécurité et violations
Tout circule chiffré (HTTPS), chacun ne voit que ses propres équipes et, dans une équipe, que ce que son rôle permet. Si une violation de données présente un risque pour vous, nous prévenons l'autorité de protection des données compétente dans les 72 heures et vous informons, ainsi que votre club, comme la loi l'exige.
Réclamation : la CNPD
Si vous pensez que vos droits ne sont pas respectés, écrivez-nous d'abord : la plupart des questions se règlent vite. Vous pouvez aussi, à tout moment, déposer une réclamation auprès de l'autorité de protection des données du pays de l'UE où vous vivez ou travaillez, ou de celui où le problème a eu lieu.
| Autorité | Commission nationale pour la protection des données (CNPD) |
|---|---|
| Adresse postale | CNPD, Service des réclamations, 15, Boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux |
| Site web | cnpd.public.lu |
| Réclamations | Formulaire en ligne : cnpd.public.lu/en/particuliers/faire-valoir/formulaire-plainte.html, ou formulaire imprimé envoyé par courrier à l'adresse ci-dessus. |
Autres pays : voir le RGPD pays par pays.