Evaluación de impacto de los expedientes médicos
Esta es una traducción de la evaluación en inglés. Si las versiones difieren, prevalece la versión en inglés. Read in English
En pocas palabras. El médico o el fisioterapeuta de un equipo puede llevar en Hashmark un expediente de un jugador lesionado y decir a los entrenadores cuándo debería volver. Los detalles (diagnóstico, tratamiento) son datos de salud: solo los ven el personal médico y el jugador, y los entrenadores solo cuando el jugador dice que sí. Está desactivado hasta que un entrenador en jefe lo activa, y un expediente cerrado se borra a los 12 meses.
Esta es la evaluación de impacto relativa a la protección de datos (EIPD, artículo 35 del RGPD) de los expedientes médicos de Hashmark. Vantry LLC, que gestiona Hashmark, la redactó para los clubes y equipos que usan la función. Cuando un entrenador en jefe o el propietario de un equipo activa los expedientes médicos, la acepta para su equipo. Un club puede adaptarla a su propia situación.
1. Quién es responsable
- El club o el equipo decide usar los expedientes médicos y quién forma parte de su personal médico. Es el "responsable del tratamiento".
- El personal médico (un médico, fisioterapeuta u otro profesional sanitario que el equipo añade con el rol Personal médico) decide qué va en un expediente y sigue obligado por su propio secreto profesional.
- Vantry LLC (Hashmark, 2524 Van Beek Road, Green Bay, WI 54311, EE. UU.) guarda y trata los expedientes por cuenta del equipo. Es el "encargado del tratamiento", según la sección 14 de nuestras condiciones.
- Preguntas: primero al entrenador en jefe del equipo, o a support@usehashmark.com.
2. Para qué sirve
Para que el personal médico siga a un jugador lesionado y diga a los entrenadores cuándo puede volver a entrenar y jugar, dentro de Hashmark y no por mensajes de texto o chats de grupo. Hashmark no hace diagnósticos ni decide nada por sí solo. No es un sistema de historia clínica y no sustituye los registros propios del profesional.
3. Qué se recoge
| En un expediente | Lo escribe |
|---|---|
| El jugador (nombre y número como figuran en la plantilla) | El personal médico |
| Los detalles: diagnóstico, tratamiento, qué vigilar (hasta 1500 caracteres) | El personal médico |
| La fecha de regreso prevista, y si el expediente está abierto o cerrado | El personal médico |
| Mensajes sobre el expediente (hasta 1000 caracteres cada uno) | El personal médico y los entrenadores |
| El sí o el no del jugador a compartir los detalles, con su fecha | El jugador |
Con cada cambio: quién lo hizo y cuándo. El informe de lesiones (fuera, limitado, regreso previsto, una nota breve, nunca un diagnóstico) funciona como antes y llega a los entrenadores.
Hashmark nunca recoge: pruebas de imagen, recetas, resultados de pruebas como archivos, números de seguro o de la seguridad social.
4. Con qué base
- El expediente del personal médico: lo lleva un profesional sanitario sujeto al secreto profesional, para atender al jugador (artículo 9.2.h del RGPD).
- La fecha de regreso prevista y los mensajes llegan a los entrenadores para que el jugador vuelva con seguridad. El club informa a sus jugadores sobre los expedientes médicos antes de usarlos, y un jugador puede pedir al personal médico que deje un detalle fuera de los mensajes.
- Los detalles para los entrenadores: solo con el consentimiento explícito del jugador (artículo 9.2.a del RGPD), dado en el propio teléfono del jugador en Hashmark. Retirarlo es un toque.
- Menores de 18: un jugador con una cuenta de 13 a 15 años o vinculado a un padre o madre no puede decir que sí, así que los detalles se quedan con el personal médico.
5. Quién ve qué
| Quién | Ve |
|---|---|
| El personal médico | Todos los expedientes del equipo, con los detalles y los mensajes |
| El jugador | Su propio expediente, con los detalles y la fecha de regreso prevista (no los mensajes) |
| Los entrenadores: entrenador en jefe, coordinadores, entrenadores de posición y fisioterapeuta | El jugador, la fecha de regreso prevista y los mensajes; los detalles solo cuando el jugador dice que sí |
| Todos los demás | Nada: el team manager, el preparador mental, los estadísticos, el analista de booth, el comentarista, los propietarios del equipo que no son entrenadores, la junta del club, los padres y los demás jugadores |
La propia base de datos comprueba estas reglas en cada solicitud; no dependen de lo que la app decida mostrar. Las notificaciones solo dicen el nombre del jugador y que el expediente cambió, nunca los detalles, y no se envía ningún correo electrónico.
6. Cuánto tiempo se guarda
- 12 meses después de cerrar el expediente, o 24 meses después de su último cambio si nunca se cierra. Se borra automáticamente cada noche.
- De inmediato, todos los expedientes y mensajes del equipo, cuando el entrenador en jefe desactiva los expedientes médicos.
- El personal médico guarda sus propios registros profesionales fuera de Hashmark, según sus propias normas.
7. Dónde se guarda y cómo se protege
- Se guarda en Supabase en Irlanda (UE), en Amazon Web Services, cifrado en tránsito (HTTPS) y en reposo.
- Los expedientes no se pueden leer directamente desde la app. Solo son accesibles a través de funciones de servidor que comprueban cada vez el rol de quien los lee.
- Vantry LLC es una empresa estadounidense. Su personal puede acceder a la base de datos para mantener el servicio en funcionamiento, y solo abre un expediente médico para atender una solicitud del club o del jugador. Las transferencias a EE. UU. están cubiertas por las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea.
- Si una violación de seguridad afecta a expedientes médicos, Vantry LLC avisa al club sin demora para que pueda informar a los jugadores y a la autoridad como exige la ley.
8. ¿Es necesario y proporcionado?
- Desactivado por defecto, equipo por equipo. Un equipo que no lo quiere nunca recoge nada.
- Los detalles se quedan con el personal médico salvo que el jugador diga que sí; los entrenadores reciben lo que necesitan para planificar: cuándo vuelve el jugador.
- Solo textos breves: sin archivos, pruebas de imagen ni documentos.
- Un plazo limitado: 12 meses después de terminar la lesión cubren una temporada y una recaída.
9. Riesgos y qué los limita
| Riesgo para el jugador | Qué lo limita | Riesgo restante |
|---|---|---|
| Un diagnóstico visto por los entrenadores sin el acuerdo del jugador | Detalles ocultos a los entrenadores hasta que el jugador dice que sí, comprobado por la base de datos; la app recuerda al personal médico que no escriba el diagnóstico en los mensajes antes de eso | Bajo |
| Datos de salud vistos por quien no debe | Solo el personal médico, el jugador y los entrenadores; el team manager, la junta, los padres y los compañeros no ven nada | Bajo |
| Sentirse presionado a compartir | Compartir es un toque del propio jugador, se puede retirar en cualquier momento, y los entrenadores siempre reciben la fecha de regreso sin ello | Bajo |
| Datos de salud de un menor que llegan a los entrenadores | Las cuentas de 13 a 15 años y los jugadores vinculados a un padre o madre no pueden compartir los detalles | Bajo |
| Una fuga o violación de seguridad | Alojamiento en la UE, cifrado, sin acceso directo a las tablas, solo textos breves, borrado a los 12 meses | Bajo |
| Usado para apartar a un jugador o en una negociación de contrato | Hashmark no decide nada; el compromiso del club (sección 10) | Bajo, y en manos del club |
10. A qué se compromete el club
Al activar los expedientes médicos, el entrenador en jefe o el propietario acepta para el equipo que:
- Solo los profesionales sanitarios reciben el rol Personal médico.
- Los expedientes solo se usan para atender a los jugadores y planificar su regreso seguro.
- Se informa a los jugadores sobre los expedientes médicos antes de usarlos, y compartir los detalles sigue siendo decisión del jugador.
- Los entrenadores mantienen la confidencialidad de lo que leen.
- El club atiende las solicitudes de los jugadores (acceso, rectificación, supresión) con la ayuda de Hashmark.
11. Los derechos del jugador
Un jugador puede ver su propio expediente en Hashmark, compartir los detalles con los entrenadores o dejar de compartirlos en cualquier momento, y pedir al club, al personal médico o a support@usehashmark.com una copia completa, una rectificación o la supresión. También puede presentar una reclamación ante su autoridad de protección de datos (en Francia, la CNIL).
12. Conclusión
Con estas medidas, el riesgo restante para los jugadores es bajo, por lo que no es necesaria una consulta previa a una autoridad de protección de datos (artículo 36 del RGPD). Esta evaluación se revisa cada temporada y siempre que cambien los expedientes médicos. Un cambio relevante da lugar a una nueva versión, y los entrenadores en jefe la vuelven a aceptar.