Analyse d'impact des dossiers médicaux
En bref. Le médecin ou le kinésithérapeute d'une équipe peut tenir dans Hashmark un dossier sur un joueur blessé et dire aux entraîneurs quand le joueur devrait revenir. Les détails (diagnostic, soins) sont des données de santé : seuls le staff médical et le joueur les voient, et les entraîneurs seulement une fois que le joueur a dit oui. C'est désactivé tant qu'un entraîneur principal ne l'active pas, et un dossier clos est supprimé au bout de 12 mois.
Ce document est l'analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD, article 35 du RGPD) des dossiers médicaux de Hashmark. Vantry LLC, qui exploite Hashmark, l'a rédigée pour les clubs et équipes qui utilisent cette fonction. Quand un entraîneur principal ou un propriétaire d'équipe active les dossiers médicaux, il l'accepte pour son équipe. Un club peut l'adapter à sa situation.
1. Qui est responsable
- Le club ou l'équipe décide d'utiliser les dossiers médicaux et de qui fait partie de son staff médical. C'est le « responsable du traitement ».
- Le staff médical (un médecin, un kinésithérapeute ou un autre professionnel de santé que l'équipe ajoute avec le rôle Staff médical) décide de ce qui va dans un dossier et reste tenu par son propre secret professionnel.
- Vantry LLC (Hashmark, 2524 Van Beek Road, Green Bay, WI 54311, États-Unis) conserve et traite les dossiers pour l'équipe. C'est le « sous-traitant », selon l'article 14 de nos conditions.
- Questions : d'abord l'entraîneur principal de l'équipe, ou support@usehashmark.com.
2. À quoi ils servent
À permettre au staff médical de suivre un joueur blessé et de dire aux entraîneurs quand le joueur peut de nouveau s'entraîner et jouer, dans Hashmark plutôt que par SMS ou dans des groupes de discussion. Hashmark ne pose aucun diagnostic et ne décide rien tout seul. Ce n'est pas un logiciel de dossier médical et cela ne remplace pas les dossiers que tient le professionnel lui-même.
3. Ce qui est collecté
| Dans un dossier | Écrit par |
|---|---|
| Le joueur (nom et numéro tels qu'ils figurent dans l'effectif) | Le staff médical |
| Les détails : diagnostic, soins, points de vigilance (1500 caractères au plus) | Le staff médical |
| La date de retour prévue, et si le dossier est ouvert ou clos | Le staff médical |
| Les messages sur le dossier (1000 caractères au plus chacun) | Le staff médical et les entraîneurs |
| Le oui ou le non du joueur au partage des détails, avec sa date | Le joueur |
Avec chaque modification : qui l'a faite et quand. Le rapport de blessures lui-même (absent, limité, retour prévu, une courte note, jamais un diagnostic) fonctionne comme avant et va aux entraîneurs.
Jamais collecté par Hashmark : imagerie, ordonnances, résultats d'examens sous forme de fichiers, numéros d'assurance ou de sécurité sociale.
4. Sur quelle base
- Le dossier du staff médical : tenu par un professionnel de santé soumis au secret, pour soigner le joueur (article 9.2.h du RGPD).
- La date de retour prévue et les messages vont aux entraîneurs pour que le joueur revienne en toute sécurité. Le club informe ses joueurs des dossiers médicaux avant de les utiliser, et un joueur peut demander au staff médical de laisser un détail en dehors des messages.
- Les détails pour les entraîneurs : seulement avec le consentement explicite du joueur (article 9.2.a du RGPD), donné sur son propre téléphone dans Hashmark. Le retirer prend un geste.
- Moins de 18 ans : un joueur dont le compte est pour les 13 à 15 ans ou qui est relié à un parent ne peut pas dire oui, donc les détails restent au staff médical.
5. Qui voit quoi
| Qui | Voit |
|---|---|
| Le staff médical | Tous les dossiers de l'équipe, avec les détails et les messages |
| Le joueur | Son propre dossier, avec les détails et la date de retour prévue (pas les messages) |
| Les entraîneurs : entraîneur principal, coordinateurs, entraîneurs de poste et soigneur | Le joueur, la date de retour prévue et les messages ; les détails seulement une fois que le joueur a dit oui |
| Tous les autres | Rien : team manager, préparateur mental, statisticiens, analyste en booth, commentateur, propriétaires de l'équipe qui ne sont pas entraîneurs, bureau du club, parents et autres joueurs |
La base de données vérifie elle-même ces règles à chaque demande ; elles ne dépendent pas de ce que l'appli choisit d'afficher. Les notifications indiquent seulement le nom du joueur et que le dossier a changé, jamais les détails, et aucun e-mail n'est envoyé.
6. Combien de temps c'est conservé
- 12 mois après la clôture du dossier, ou 24 mois après sa dernière modification s'il n'est jamais clos. Supprimé automatiquement chaque nuit.
- Aussitôt, tous les dossiers et messages de l'équipe, quand l'entraîneur principal désactive les dossiers médicaux.
- Le staff médical tient ses propres dossiers professionnels en dehors de Hashmark, selon ses propres règles.
7. Où c'est conservé et comment c'est protégé
- Hébergé chez Supabase en Irlande (UE), sur Amazon Web Services, chiffré en transit (HTTPS) et au repos.
- Les dossiers ne peuvent pas être lus directement depuis l'appli. Ils ne sont accessibles que par des fonctions du serveur qui vérifient à chaque fois le rôle de la personne.
- Vantry LLC est une société américaine. Son personnel peut accéder à la base pour faire fonctionner le service, et n'ouvre un dossier médical que pour répondre à une demande du club ou du joueur. Les transferts vers les États-Unis sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
- Si une violation touche des dossiers médicaux, Vantry LLC prévient le club sans délai pour qu'il informe les joueurs et l'autorité comme la loi l'exige.
8. Est-ce nécessaire et proportionné ?
- Désactivé par défaut, équipe par équipe. Une équipe qui n'en veut pas ne collecte jamais rien.
- Les détails restent au staff médical sauf si le joueur dit oui ; les entraîneurs reçoivent ce dont ils ont besoin pour planifier : quand le joueur revient.
- Des textes courts seulement : ni fichiers, ni imagerie, ni documents.
- Une durée limitée : 12 mois après la fin de la blessure couvrent une saison et une rechute.
9. Les risques et ce qui les limite
| Risque pour le joueur | Ce qui le limite | Risque restant |
|---|---|---|
| Un diagnostic vu par les entraîneurs sans l'accord du joueur | Détails cachés aux entraîneurs tant que le joueur n'a pas dit oui, vérifié par la base ; l'appli rappelle au staff médical de ne pas écrire le diagnostic dans les messages avant cela | Faible |
| Des informations de santé vues par des personnes qui ne devraient pas | Le staff médical, le joueur et les entraîneurs seulement ; team manager, bureau, parents et coéquipiers ne voient rien | Faible |
| Se sentir poussé à partager | Le partage est le geste du joueur lui-même, peut être retiré à tout moment, et les entraîneurs reçoivent toujours la date de retour sans lui | Faible |
| Les données de santé d'un mineur transmises aux entraîneurs | Les comptes de 13 à 15 ans et les joueurs reliés à un parent ne peuvent pas partager les détails | Faible |
| Une fuite ou une violation | Hébergement dans l'UE, chiffrement, aucun accès direct aux tables, textes courts seulement, suppression après 12 mois | Faible |
| Utilisé pour écarter un joueur ou dans une négociation de contrat | Hashmark ne décide rien ; l'engagement du club (section 10) | Faible, et entre les mains du club |
10. Ce à quoi le club s'engage
En activant les dossiers médicaux, l'entraîneur principal ou le propriétaire accepte pour l'équipe que :
- Seuls des professionnels de santé reçoivent le rôle Staff médical.
- Les dossiers servent uniquement à soigner les joueurs et à préparer leur retour en toute sécurité.
- Les joueurs sont informés des dossiers médicaux avant leur utilisation, et partager les détails reste le choix du joueur.
- Les entraîneurs gardent confidentiel ce qu'ils lisent.
- Le club répond aux demandes des joueurs (voir, corriger, supprimer) avec l'aide de Hashmark.
11. Les droits du joueur
Un joueur peut voir son propre dossier dans Hashmark, partager les détails avec les entraîneurs ou arrêter de les partager à tout moment, et demander au club, au staff médical ou à support@usehashmark.com une copie complète, une correction ou une suppression. Il peut aussi déposer une réclamation auprès de la CNIL.
12. Conclusion
Avec ces mesures, le risque restant pour les joueurs est faible : aucune consultation préalable de la CNIL n'est nécessaire (article 36 du RGPD). Cette analyse est revue à chaque saison et à chaque changement des dossiers médicaux. Un changement important donne lieu à une nouvelle version, que les entraîneurs principaux acceptent à nouveau.