Datenschutz-Folgenabschätzung Medizinische Akten
Dies ist eine Übersetzung der englischen Folgenabschätzung. Weichen die Fassungen voneinander ab, ist die englische Fassung maßgeblich. Read in English
Kurz gesagt. Der Arzt oder Physiotherapeut eines Teams kann in Hashmark eine Akte zu einem verletzten Spieler führen und den Coaches sagen, wann der Spieler zurück sein sollte. Die Einzelheiten (Diagnose, Behandlung) sind Gesundheitsdaten: Nur das medizinische Team und der Spieler sehen sie, die Coaches erst, wenn der Spieler zustimmt. Die Funktion ist ausgeschaltet, bis ein Head Coach sie einschaltet, und eine geschlossene Akte wird nach 12 Monaten gelöscht.
Dies ist die Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA, Art. 35 DSGVO) für die medizinischen Akten von Hashmark. Vantry LLC, die Hashmark betreibt, hat sie für die Vereine und Teams verfasst, die die Funktion nutzen. Wenn ein Head Coach oder Teaminhaber die medizinischen Akten einschaltet, akzeptiert er sie für sein Team. Ein Verein kann sie an seine eigene Situation anpassen.
1. Wer verantwortlich ist
- Der Verein oder das Team entscheidet, ob medizinische Akten genutzt werden und wer zu seinem medizinischen Team gehört. Er ist der "Verantwortliche".
- Das medizinische Team (ein Arzt, Physiotherapeut oder eine andere Gesundheitsfachkraft, die das Team mit der Rolle Medizinisches Team hinzufügt) entscheidet, was in eine Akte kommt, und bleibt an seine eigene berufliche Schweigepflicht gebunden.
- Vantry LLC (Hashmark, 2524 Van Beek Road, Green Bay, WI 54311, USA) speichert und verarbeitet die Akten für das Team. Sie ist "Auftragsverarbeiter" nach Abschnitt 14 unserer AGB.
- Fragen: zuerst an den Head Coach des Teams, oder an support@usehashmark.com.
2. Wozu sie dienen
Damit das medizinische Team einen verletzten Spieler begleiten und den Coaches sagen kann, wann der Spieler wieder trainieren und spielen kann, in Hashmark statt per SMS oder in Gruppenchats. Hashmark stellt keine Diagnosen und entscheidet nichts von selbst. Es ist keine Patientenakten-Software und ersetzt nicht die eigenen Unterlagen der Fachkraft.
3. Was erhoben wird
| In einer Akte | Geschrieben von |
|---|---|
| Der Spieler (Name und Nummer wie im Kader) | Dem medizinischen Team |
| Die Einzelheiten: Diagnose, Behandlung, worauf zu achten ist (bis zu 1500 Zeichen) | Dem medizinischen Team |
| Das voraussichtliche Rückkehrdatum, und ob die Akte offen oder geschlossen ist | Dem medizinischen Team |
| Nachrichten zur Akte (je bis zu 1000 Zeichen) | Dem medizinischen Team und den Coaches |
| Das Ja oder Nein des Spielers zur Weitergabe der Einzelheiten, mit Datum | Dem Spieler |
Zu jeder Änderung: wer sie gemacht hat und wann. Der Verletzungsbericht selbst (fällt aus, eingeschränkt, voraussichtlich zurück, eine kurze Notiz, nie eine Diagnose) funktioniert wie bisher und geht an die Coaches.
Nie von Hashmark erhoben: Bildaufnahmen, Rezepte, Befunde als Dateien, Versicherungs- oder Sozialversicherungsnummern.
4. Auf welcher Grundlage
- Die Akte des medizinischen Teams: geführt von einer Gesundheitsfachkraft, die der Schweigepflicht unterliegt, zur Versorgung des Spielers (Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO).
- Das voraussichtliche Rückkehrdatum und die Nachrichten gehen an die Coaches, damit der Spieler sicher zurückkommt. Der Verein informiert seine Spieler über die medizinischen Akten, bevor er sie nutzt, und ein Spieler kann das medizinische Team bitten, eine Einzelheit aus den Nachrichten herauszuhalten.
- Die Einzelheiten für die Coaches: nur mit der ausdrücklichen Einwilligung des Spielers (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die er auf seinem eigenen Telefon in Hashmark gibt. Der Widerruf ist ein Tippen.
- Unter 18: Ein Spieler mit einem Konto für 13- bis 15-Jährige oder mit einem Elternteil verknüpft kann nicht zustimmen, die Einzelheiten bleiben also beim medizinischen Team.
5. Wer was sieht
| Wer | Sieht |
|---|---|
| Das medizinische Team | Alle Akten des Teams, mit den Einzelheiten und den Nachrichten |
| Der Spieler | Seine eigene Akte, mit den Einzelheiten und dem voraussichtlichen Rückkehrdatum (nicht die Nachrichten) |
| Die Coaches: Head Coach, Coordinators, Positionscoaches und Physio | Den Spieler, das voraussichtliche Rückkehrdatum und die Nachrichten; die Einzelheiten erst, wenn der Spieler zustimmt |
| Alle anderen | Nichts: der Teammanager, der Mentaltrainer, Statistiker, der Booth-Analyst, der Broadcaster, Teaminhaber, die keine Coaches sind, das Vereinsbüro, Eltern und andere Spieler |
Die Datenbank selbst prüft diese Regeln bei jeder Anfrage; sie hängen nicht davon ab, was die App anzeigt. Benachrichtigungen nennen nur den Namen des Spielers und dass sich die Akte geändert hat, nie die Einzelheiten, und es wird keine E-Mail verschickt.
6. Wie lange gespeichert wird
- 12 Monate nach dem Schließen der Akte, oder 24 Monate nach ihrer letzten Änderung, wenn sie nie geschlossen wird. Jede Nacht automatisch gelöscht.
- Sofort alle Akten und Nachrichten des Teams, wenn der Head Coach die medizinischen Akten ausschaltet.
- Das medizinische Team führt seine eigenen beruflichen Unterlagen außerhalb von Hashmark, nach seinen eigenen Regeln.
7. Wo gespeichert wird und wie es geschützt ist
- Gespeichert bei Supabase in Irland (EU), auf Amazon Web Services, verschlüsselt bei der Übertragung (HTTPS) und im Ruhezustand.
- Die Akten können von der App aus nicht direkt gelesen werden. Sie sind nur über Serverfunktionen erreichbar, die jedes Mal die Rolle des Lesenden prüfen.
- Vantry LLC ist ein US-Unternehmen. Ihre Mitarbeiter können auf die Datenbank zugreifen, um den Dienst am Laufen zu halten, und öffnen eine medizinische Akte nur, um eine Anfrage des Vereins oder des Spielers zu beantworten. Übermittlungen in die USA sind durch die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission abgedeckt.
- Betrifft eine Datenpanne medizinische Akten, informiert Vantry LLC den Verein unverzüglich, damit er die Spieler und die Behörde benachrichtigen kann, wie es das Gesetz verlangt.
8. Ist es notwendig und verhältnismäßig?
- Standardmäßig ausgeschaltet, Team für Team. Ein Team, das es nicht will, erhebt nie etwas.
- Die Einzelheiten bleiben beim medizinischen Team, außer der Spieler stimmt zu; die Coaches bekommen, was sie zum Planen brauchen: wann der Spieler zurück ist.
- Nur kurze Texte: keine Dateien, Bildaufnahmen oder Dokumente.
- Eine begrenzte Dauer: 12 Monate nach dem Ende der Verletzung decken eine Saison und eine erneute Verletzung ab.
9. Risiken und was sie begrenzt
| Risiko für den Spieler | Was es begrenzt | Restrisiko |
|---|---|---|
| Eine Diagnose, die Coaches ohne Zustimmung des Spielers sehen | Einzelheiten vor den Coaches verborgen, bis der Spieler zustimmt, von der Datenbank geprüft; die App erinnert das medizinische Team daran, die Diagnose vorher nicht in die Nachrichten zu schreiben | Gering |
| Gesundheitsdaten, die Unbefugte sehen | Nur das medizinische Team, der Spieler und die Coaches; der Teammanager, das Büro, Eltern und Mitspieler sehen nichts | Gering |
| Sich zur Weitergabe gedrängt fühlen | Die Weitergabe ist ein Tippen des Spielers selbst, kann jederzeit widerrufen werden, und die Coaches bekommen das Rückkehrdatum immer auch ohne sie | Gering |
| Gesundheitsdaten eines Minderjährigen, die zu den Coaches gelangen | Konten für 13- bis 15-Jährige und mit einem Elternteil verknüpfte Spieler können die Einzelheiten nicht weitergeben | Gering |
| Ein Datenleck oder eine Datenpanne | Hosting in der EU, Verschlüsselung, kein direkter Tabellenzugriff, nur kurze Texte, Löschung nach 12 Monaten | Gering |
| Genutzt, um einen Spieler auszusortieren oder in Vertragsgesprächen | Hashmark entscheidet nichts; die Verpflichtung des Vereins (Abschnitt 10) | Gering, und in der Hand des Vereins |
10. Wozu sich der Verein verpflichtet
Mit dem Einschalten der medizinischen Akten akzeptiert der Head Coach oder Inhaber für das Team, dass:
- nur Gesundheitsfachkräfte die Rolle Medizinisches Team bekommen.
- Akten nur genutzt werden, um Spieler zu versorgen und ihre sichere Rückkehr zu planen.
- die Spieler über die medizinischen Akten informiert werden, bevor sie genutzt werden, und die Weitergabe der Einzelheiten die Entscheidung des Spielers bleibt.
- die Coaches vertraulich behandeln, was sie lesen.
- der Verein Anfragen der Spieler (Auskunft, Berichtigung, Löschung) mit Unterstützung von Hashmark beantwortet.
11. Die Rechte des Spielers
Ein Spieler kann seine eigene Akte in Hashmark sehen, die Einzelheiten jederzeit an die Coaches weitergeben oder die Weitergabe beenden und beim Verein, beim medizinischen Team oder unter support@usehashmark.com eine vollständige Kopie, eine Berichtigung oder die Löschung verlangen. Er kann sich außerdem bei seiner Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (in Frankreich bei der CNIL).
12. Ergebnis
Mit diesen Maßnahmen ist das verbleibende Risiko für die Spieler gering, daher ist keine vorherige Konsultation einer Datenschutzaufsichtsbehörde erforderlich (Art. 36 DSGVO). Diese Folgenabschätzung wird jede Saison überprüft und immer dann, wenn sich die medizinischen Akten ändern. Eine wesentliche Änderung erhält eine neue Version, und die Head Coaches akzeptieren sie erneut.